Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Závoczki Adrienn: Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? A 335/2005. kormányrendelet 61. §-ának 2020. évi módosításairól
eljutnia a másikba; így számítógép segítségével is lehet teljesíteni a kutatói kérést, és maga a kutatómunka is megoldható számítógépen. A fentiekben összegzettek, valamint az MNL SZKI IFO szakmai tapasztalatai alapján azt javasolnám, hogy a negyedéves iratjegyzékek tartalmi vizsgálata során az alábbi szempontok kerüljenek előtérbe. •Ha a jegyzéken szereplő maradandó értékű irat a tételszám, az iktatószám és annak tárgya alapján nem képez jogbiztosító értéket, továbbá a papír, melyen az információ szerepel, nem ad hozzá többet az adott irathoz, az őrzési idő leteltét követően célszerű az iratról készült hiteles elektronikus másolatot bekérni a levéltárba, és ezzel hozzájárulni a papíralap megsemmisítéséhez. •Amennyiben szükséges, javasolt egy helyszíni szemlén meggyőződni arról, hogy egyrészt valóban hiteles másolattá alakították át a papíron keletkezett köziratot, másrészt azt, hogy a vonatkozó jogszabályi előírásokat helyesen értelmezik és alkalmazzák az adott szervnél. •Ahhoz, hogy meggyőződjünk arról, miszerint informatikai szempontból is képes-e a szerv a 34/2016. EMMI-rendelet szerinti e-iratátvételre, érdemes tesztállományt kérni tőlük, megkérve egyúttal az MNL illetékes munkatársait arra, hogy ellenőrizzék annak helyességét. Jogszabályváltozások követése az MNL-ben 2020-tól kezdve az MNL SZKI IFO munkaköri feladatellátásához tartozik, hogy MNL-szinten figyelemmel kísérje az iratkezelés-felügyelethez tartozó jogszabályok változását. Ennek módja a következő: az MNL szakmai honlapján kialakítottunk egy felületet, ahol közzétesszük a jogszabályváltozásokat egy folyamatosan havonta frissülő táblázat formájában, valamint létrehoztunk egy levelezőlistát, amelyre felkerült minden megyei tagintézményből az illetékességi területen dolgozó kolléga és a tagintézmény-vezető saját hivatali e-mail címmel, hogy a változásokról azonnal tájékoztatást kaphassanak, és ezáltal naprakész információik legyenek a hatályos jogszabályokról. Levéltártan 152
