Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Závoczki Adrienn: Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? A 335/2005. kormányrendelet 61. §-ának 2020. évi módosításairól
zékekkel kapcsolatban azt az eljárást követi, hogy hozzájárul a papíralapú iratok megsemmisítéséhez, amennyiben a papír mint hordozóeszköz nem ad hozzá több információt az irat tartalmához. Az elsők között beérkezett jegyzékek esetében érdemes helyszíni szemlén is tájékozódni arról, hogy a papíralap és a hiteles másolat mindenben megegyezik-e egymással, az iratkezelés-ellenőrzések alkalmával pedig célszerű megtekinteni az adott szervnél zajló hiteles másolatkészítési eljárást. Úgy vélem, hogy 21. századi szolgáltató közlevéltárként lépést kell tartanunk azzal a nagyfokú modernizációval, amely az információs társadalom szintjén napjainkban zajlik, és amelynek nyomán a kutatói igények is változnak. Az alapvető követelmények: közérthetőség, távoli, folyamatos (online ), akadálymentes, gyors elérés, felhasználóbarát rendszerek.5 Természetesen az elektronikus környezet problémáit ‒ melyek különböznek a papíralapú iratokétól ‒ ismernünk kell ahhoz, hogy az eljárást a gyakorlatban is tudjuk alkalmazni: e-iratátvételkor fokozottan figyelni kell a dokumentum hitelességére, a hosszútávú megőrzés lehetőségeire és a tárhelyek nagyságára. Abból a nagy mennyiségű elektronikus adatvagyonból, amely ilyen módon a tanúsított szoftverekből és adatbázisokból levéltári őrizetbe kerül, a mesterséges intelligencia bevonásával a levéltár számos, az állam és az állampolgár számára hasznos módon tud adatot szolgáltatni, és hozzájárulhat egyegy társadalmi probléma feltérképezéséhez is. Az eddigi tapasztalatok A R. megjelenését követő első két negyedév tapasztalata azt mutatta, hogy a hiteles elektronikus másolatkészítés technikai megvalósíthatatlansága miatt nem tudta minden érintett szerv benyújtani az iratjegyzékeket a levéltárnak; erre vonatkozólag a Magyar Közlöny ben meg is jelent egy kormányhatározat, mely határidőmódosítást engedélyezett bizonyos szervek esetében 2022. január 1-ig.6 Ugyanakkor az éves iratkezelés-ellenőrzések során az is kiderült, hogy van néhány, az MNL illetékeségébe tartozó szerv, amely bár nem szerepel a R. 1. és 3. sz. mellékletében, de képes hiteles elektronikus másolatkészítésre. Ezért véleményem szerint megfontolandó, hogy ezektől is elektronikus iratként vegye át a levéltár a maradandó értékű, eredetileg papíralapon keletkezett iratokat. Az MNL rendelkezik a hosszútávú őrzésre alkalmas tárhellyel, amelynek köszönhetően a kutatói kiszolgálás is megoldható. Az e-iratátvételekkel a levéltár is támogatja a papírmentes közigazgatás célkitűzését, ráadásul ezáltal a levéltárban dolgozók munkáját is megkönnyítheti, hiszen időt és energiát lehet megtakarítani azzal, ha nem kell lemenni a raktárba, vagy pedig a kutatónak nem kell egyik megyei tagintézményből 5 Budai Balázs Benjamin: A közigazgatás újragondolása. Alkalmazkodás, megújulás, hatékonyság . Budapest, 2017, 116‒117. 6 255/2020. (VI. 2.) kormányrendelet. Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? 151
