Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Závoczki Adrienn: Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? A 335/2005. kormányrendelet 61. §-ának 2020. évi módosításairól
utolsó sorban pedig az MNL illetékességbe tartozó és a R. 1. és 3. sz. melléklete alapján bevont, közfeladatot ellátó szervek számára is küldtünk ki tájékoztatót, mely a minisztériumi állásfoglalás mellett tartalmazta az MNL által az iratjegyzék kapcsán kért, az irat iktatási főszámára, tárgyára, valamint a tételszámra és az évkörre kiterjedő adatokat is. A minisztériumi szakvélemény arra nem tért ki, hogy a kormányrendelet a lezárt vagy folyamatban lévő ügyekre, esetleg mindkettőre vonatkoztatható-e, ugyanakkor közölte, hogy a vonatkozó jogszabályok felülvizsgálat alatt vannak. 2020. július 1-jén az Ltv. 5. §-a 4. és 6. bekezdését módosították, az 5. bekezdést pedig a 2020. évi XXXII. törvény hatályon kívül helyezte. Konkrétan ugyan az 5. §. 4. bekezdése a módosítást követően sem tartalmazza, hogy a lezárt vagy folyamatban lévő ügyekre kell-e alkalmazni a R. 61. §-a 7‒8. bekezdését, de a megszövegezésből kiderül: a jogalkotói szándék az volt, hogy a folyamatban lévő ügyek esetében az érintett szervek negyedévente mindenképpen terjesszék fel iratjegyzéküket levéltári nyilatkozattételre. Így bár az Ltv-módosítás későbbi, mint ahogyan mi tájékoztattuk hivatalos levél formájában az MNL illetékességébe tartozó és a R. 61. §. hatálya alá bevont, közfeladatot ellátó szerveket, amikor ezen szervek képviselői hozzánk fordulnak kérdéssel, igyekszünk minden esetben felhívni figyelmüket a jogszabály 2020. július 1-i változására. Az iratjegyzékekre vonatkozó levéltári vizsgálati szempontok A R. 61. §-ának módosítása egyértelműen tükrözi azt a kormányzati szándékot, amely a papírmentes közigazgatás elérését célozza meg, tehát a tisztán elektronikus környezetben zajló munkafolyamatokból összeálló ügyirat keletkeztetését, ‒ éppen ezért illeszkedik a módosítás az elektronikus ügyintézést és az elektronikus iratkezelést meghatározó jogi szabályozók sorába.4 Ez felveti a kérdést, hogy a jövőben a közlevéltárak milyen módon kívánják átvenni a maradandó értékű iratokat: hagyományos módon, papíralapon vagy pedig hiteles elektronikus másolatként? A korábbiakhoz képest nagyarányú hangsúlyeltolódás figyelhető meg e téren: a hangsúly már nem a papíralapú, hanem az elektronikusan keletkezett iratokon, adatbázisokon van, amelyek átvételét és hosszútávú megőrzését informatikai eszközökkel kell megoldani. Ez magában hordozza azt is, hogy változik az iratmenynyiség mérése (iratfolyóméterből megabájt lesz), a tárolás eszköze/helye, az iratkezelés, valamint a hozzáférés, a közreadás módja is. A közeli jövőben nem a raktárkapacitás, hanem a tárhelykapacitás bővítése kerül előtérbe. A közigazgatásfejlesztést szem előtt tartva, az MNL SZKI IFO a negyedévente benyújtott iratjegy- 4 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabá lyairól; 451/2016. (XII. 19.) kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól; 34/2016. (XI. 30.) EMMI-rendelet az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről; 3/2018. (II. 21.) BM-rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről. Levéltártan 150
