Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Nagy Adrienn: Mintavételes selejtezés a jogszabályi változások tükrében a Magyar Nemzeti Levéltárban
23/2015. BÁH főigazgatói intézkedés 2. számú melléklete, valamint a Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal (BMH) főigazgatójának 5/2018. számú intézkedésével kiadott iratkezelési szabályzata is rögzítette. A fenti irattári tervek alapján az első selejtezésre 2019-ben került sor, amikor a BÁH és a BMH a 2007‒2016-os évkörű iratait vonták selejtezési eljárás alá. A levéltár munkatársai megvizsgálták a fentiekben jelzett mintavétel után selejtezhető tételeket, és arra a megállapításra jutottak, hogy az iratanyag nagy részét a BMH egyes igazgatóságainál, valamint az ügyészibírói szerveknél már meglévő, tükröződő ügyiratok alkotják. Ezért tájékoztatták a szervet, hogy a későbbiekben csak a 079/b. és a 084/a. tételek esetében szükséges a mintavétel. E gyakorlati példa is jól mutatja, hogy a mintavételes eljárás alá vont tételek őrzési idejének letelte után általában szükséges egy újabb helyszíni levéltári szemle, vizsgálat. Ekkor dönthető el, hogy szükséges-e az irattári terv bevezetése során megjelölt mintavételi eljárás, valamint az ahhoz szükséges módszertan kidolgozása. Az iratanyag tartalmi ismerete nélkül nem minden esetben lehet a szabályzatban is rögzített mintavételi eljárásrendet, szempontsort rögzíteni, erre sok esetben az iratanyag selejtezése előtt nyílik lehetőség. Mindennek feltétele az adott szervvel való folyamatos együttműködés, egyeztetés annak érdekében, hogy az kellő időben megfelelő információval rendelkezzen az iratanyag mintavételes selejtezése kapcsán alkalmazandó eljárásrendről. A mintavételezés módszertana jól alkalmazható azon szervek esetében is, melyek szakmai tevekénységének meghatározó része az európai uniós és egyéb, sok esetben jogszabályban összegzett pályáztatási rendszer lebonyolítása. Az ezek által keletkeztetett, általában nagy mennyiségű, elsősorban nyertes pályázati iratanyag kapcsán érdemes fontolóra venni a mintavételezés lehetőségét. Ezt az eljárást alkalmazta az MNL a Lechner Tudásközpont (a Miniszterelnökség építészeti, építésügyi, ingatlan-nyilvántartási és térinformatikai szakmai háttérintézménye) jogelődje, a VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. által őrzött, az ESZA (Európai Szociális Alap) által finanszírozott Regionális Operatív Program (ROP) pályázati iratanyagának esetében. A 313/2012. Korm. rendelet 1. §. (1b) értelmében az LTT Építésügyi és Dokumentációs Központ feladata az európai uniós fejlesztési programokhoz kapcsolódó iratanyagok kezelése, tárolása, őrzése és az ellenőrzésre jogosult szervek számára való hozzáférés biztosítása. A Lechner Tudásközpont által őrzött, 1999‒2012 között keletkezett 829 iratfolyóméter (ifm) ROP-iratanyagot selejtezték, míg a nyertes pályázatok iratai közül 14 ifm-et vett át a levéltár. A levéltár munkatársai a ROP-iratanyag projektenként összeállított jegyzékét áttekintve, elsősorban a földrajzi, gazdasági és kulturális szempontokat figyelembe véve válogatták ki eseti módon az átvételre szánt ügyiratokat.7 A mintavételezés módszertanának meghatározása során – a jelentős 7 Néhány az átvett projektek közül: „Munkalehetőség a Jövőért” Szolnok Kht.; Egyek Ön kor mány -zat; Mezőkeresztes Nagyközség Önkormányzat; Ökorégió Vidékfejlesztési és Tájgazdálkodási Egyesület; Vidék- és Területfejlesztést Elősegítő Alapítvány, Békés megyei Önkormányzat; Levéltártan 120
