Levéltári Közlemények, 87. (2016)
Kilátó - Szabó Csaba: Észak-Rajna-Vesztfáli Tartományi Levéltára (Duisburg)
I Észak-Rajna-Vesztfália Tartományi Levéltára (Duisburg) Négy évvel a tényleges iratköltöztetés megkezdése előtt megbíztak egy költöztető céget, hogy dolgozza ki a költözés teljes koncepcióját és időtervét. Ugyancsak megrendeltek egy „költöztető szoftvert”, amelyet az új épületben kialakítandó raktári rendszerhez szabtak. Ennek az e-alkalmazásnak a segítségével határozták meg az iratanyag helyét először virtuálisan, majd pedig a valóságban is. Ez a szoftver szolgálja ki a levéltárban ma is az ügykezelés, a feltárás és a kutatás igényeit. A német viszonyokhoz képest is szigorú és különös feladatokat kapott az állományvédelem az iratanyag költöztetése során. A folyamat teljes időszakában meghatározta és felügyelte a költözés szakmai kérdéseit.12 A levéltári szakalkalmazottak létszámát már a tervezés szakaszában, tehát négy évvel a költözés megkezdése előtt jelentősen megemelték határozott idejű segédmunkaerővel, hogy minden levéltári anyagot tulajdonpecséttel lássanak el, és minden iratot bedobozoljanak. Külön a költöztetés céljára speciális zárt kiskocsikat készíttettek, amelyek a liftekben, a folyosókon mindenütt elfértek és egyenként 27 doboz szállítását tették lehetővé. Előre feltérképezték az épületeken belül az iratmozgatás útvonalát, mindenütt elvégezték az akadálymentesítést. A duisburgi új levéltárban kialakított fedett rámpák akár egyszerre két különböző raktárból érkező szállítmány fogadását is lehetővé teszik. A levéltári dobozok, kötetek stb. a korábbi feldolgozás, majd megőrzés során kialakult rendben lettek elszállítva és ugyanabban a meghatározott sorrendben kerültek fel az új helyszínen a polcokra. A levéltári szakalkalmazottak az iratok épségét, a tárolók sorrendjét mindvégig nyomon követték. A levéltári kutatókat, ügyfeleket és a hivatalokat előre tájékoztatták a várható korlátozásokról, és az újbóli használat legkorábbi lehetséges időpontjáról. Az időtervet végig tartva, végül is a hat telephelyről (Düsseldorf kb. 30 kilométer, Brühl kb. 100 kilométer távolságra van Duisburgtól) 33 hét alatt költöztették át az iratokat Duisburgba. Észak-Rajna-Vesztfália Tartományi Levéltára Duisburgban Európa talán egyik legmodernebb levéltári épülete, ahol a környezet harmonizál a funkcionális épülettel. Egy korábbi raktár átgondoltan új rendeltetést nyert, és a beruházás hozzájárult egy rozsdaövezet megújításához. A létesítmény egy modern, 21. századi levéltár céljainak teljes mértékben megfelel: az iratok biztonságos megőrzése a D A precizitásra jellemző, hogy még a tárolóeszközök telítettségére is ügyeltek. A félig pakolt, üresebb dobozokat puffer anyaggal, kitöltő papírvattával töltötték meg, hogy a mozgatás során semmiféle károsodást ne szenvedjenek az iratok. A függőpecséteket egyenként papírvattába csomagolták, és rögzítették a középkori okleveleket tartalmazó amúgy is speciális dobozokban. A kötetek számára az egyedi méreteiknek megfelelő savmentes borítékokat, illetve dobozokat hajtogattak. Az okleveleket és egyéb érzékeny iratokat hőszigetelt tárolókban szállították. 313
