Levéltári Közlemények, 85. (2014)
Mérleg - Avar Anton: Az Országos Levéltár címereslevél-gyűjteményének feldolgozása és digitalizálása (2011-2014)
Avar Anton: Az Országos Levéltár címereslevél-gyűjteményének feldolgozása és digitalizálása 4. táblázat A négy fülön található adatfelvételi mezők típusai Szabad szövegű mező Ezekbe kézzel be kell gépelni a felvenni kívánt adatokat, miközben a program felajánlja a korábban bevitt, azonosan kezdődő bejegyzéseket. Ilyenek például a nevek, a helyek, az irat állapota stb. leírására való, általában rövidebb tartalmú mezők. A címerleírás, a narratio, a megjegyzések mezői annyiban különböznek a többitől, hogy nagyobb terjedelmű szöveg beírását teszik lehetővé és nem ajánlják fel a korábbi adatokat. Akkor használtuk ezt a típust, ha túl sokféle adat került ebbe a mezőbe ahhoz, hogy egy listából lehessen választani, mint a második típusnál. Legördülő, bővíthető listás mező Az ugyanarra vonatkozó eltérő megfogalmazások létrejöttének kiküszöbölése, azaz a következetesség, illetve a könnyebb kereshetőség végett hoztuk létre ezt a típust, melyben ellenőrizhető, hogy szerepelt-e már az adat korábban, és ha igen, milyen formában. Ezekben az esetekben egy legördülő listából kell kiválasztani a kívánt elemet, vagy, ha az még nem szerepel benne, újat hozzáadni a lista melletti „+" gombbal lehet. Ha a mezőben többet is fel lehet venni ugyanabból az adatból (például a címerelemeknél), az egyes adatokat a „Hozzáad" gombra való kattintással kell rögzíteni az adott mezőben. Mivel egy „Hozzáad" gomb mindig egy egész maszk (keret) adatainak rögzítésére szolgál, előfordul, hogy egyszerre több, akár különböző típusú kitöltendő mező is tartozik hozzá, például a személyeknél vagy a címerpajzs leírásánál. Ide tartoznak a címerelemek, a sisakdíszek elemei, a személyek, helyek, dátumok szerepei, a pecsétek fajtái és típusai, stb. Dátum mező Ez a típus kizárólag a dátumok rögzítésére lett létrehozva. Az első mezőbe szabadon, bármilyen alakban beírhatjuk a dátumot, a másik kettőbe pedig az úgynevezett normalizált, azaz pontosan megadott dátumot kell felvenni „1664.11.25" formátumban. Pontosan ismert dátum esetén mindhárom mező tartalma ugyanaz lesz (a fenti formában felvett dátum esetén az „N" gomb megnyomásával az a másik két mezőbe is átkerül). Ha azonban hiányos a dátum, a két normalizált mezőbe azt a két dátumot kell felvenni, amelyek között a kérdéses esemény történhetett (erre azért van szükség, hogy a keresőprogram értelmezni tudja a bejegyzést). Például ha csak az évet és a hónapot ismerjük, a három mező a következőképpen töltendő ki: „1548. január", „1548.01.01", „1548.01.31", ha pedig csak a századot, akkor „18. század", „1701.01.01", „1800.12.31". Rádiógomb/ jelölőnégyzet Ez egyszerűen egy adott adat meglétének vagy hiányának jelzésére szolgál, például a restaurálás tényét, a pecsét vagy a címerfestmény meglétét mutatja. 205
