Levéltári Közlemények, 85. (2014)
Mérleg - Avar Anton: Az Országos Levéltár címereslevél-gyűjteményének feldolgozása és digitalizálása (2011-2014)
Mérleg A térképek, illetve a középkori oklevelek digitalizálásának mikéntjét az ezen projektekhez 2008-ban készült, a honlapon megtalálható tanulmányok kimerítő részletességgel leírják.29 II.c.2. Az iratok előkészítése A digitalizálásra való előkészítés során első lépésként az R 64 darabjegyzékét ösz- szevetettük az iratanyaggal, és ahol kellett, pontosítottuk. Erre elsősorban azon rekordoknál volt szükség, - mint ahogy ezt korábban az R 64 ismertetésénél említettük - ahol több irat is található egy numerus alatt. Ezeket át kellett nézni, és el kellett dönteni, hogy a címereslevél mellett sokszor csupán az együttes beérkezés miatt elhelyezett iratoknak van-e helyük a gyűjteményben. A mellékletek igen változatosak lehetnek: egyetemi diplomák, záloglevelek, tanúsítványok, periratok, családfák, kérvények, kinevezési okiratok, nemességigazolások, anyakönyvi kivonatok, egyetemi tanrendek, közgyűlési napirendi pontok, királyi körlevelek, családtörténeti feljegyzések, címerképek, birtokbaiktatási jelentések, magánlevelek stb. Ezeket áthelyeztük, ha a családnak nem volt fondja, akkor, ha több iratról volt szó, a P 2257, ha egy-egy iratról, az R 319 gyűjtőfondókba, illetve egy-két esetben az R 64 további tételeibe. Arra törekedtünk, hogy a címereslevelek mellett legfeljebb címer- és nemességkérő folyamodványok, illetve a címereslevelek másolatai és fordításai maradjanak, betűs alszámmal jelölve: például R 64 - 1. tétel - No. 14/b. Az alszámozás egy másik típusát alkalmaztuk, ha egy iratban át volt írva egy másik, amely így átiratban maradt fenn, például abban az esetben, amikor Pozsony város 1676-ban kiadott transsumptionalisában átírta Planckenauer Tóbiásnak 1601-ben Zacharias Geizkofler birodalmi fillérmestertől kapott címermegerősítő, illetve 1627-ben II. Ferdinánd királytól kapott nemesítő és címerbővítő oklevelét. Ebben az esetben az eredeti irat (Pozsony város oklevele) az R 64 -1. tétel - No. 267/1., a másik kettő pedig sorrendben a 2-es és 3-as alszámos jelzetet kapta. A jelzetek pontosítása és ellenőrzése azért is fontos, mert minden egyes felvételről meg kell tudnunk mondani, hogy mi van rajta, és hová tartozik. Ide tartozó részfeladat a többoldalas iratok oldalszámozása is, melynél arra törekedtünk, hogy paginálva (oldalanként számozva) legyenek, de mivel ezzel korábban is foglalkoztak a levéltár munkatársai, előfordul, hogy egy-egy oklevél fóliózva (laponként számozva) van. A jelzetek ellenőrzését az anyag állapotának felmérése követte, és amely esetben indokolt volt, az oklevelet átadtuk tisztításra vagy restaurálásra. Sajnos több esetben már nem lehet segíteni az irat állapotán, így például a kifakult vagy kikopott, leázott szöveget nem lehetett újra olvashatóvá tenni. A digitalizálás előtt felvettük az iratok méreteit. A lap formátumú okleveleket kihajtogatva, felhajtott plicáva 1, a könyv vagy füzet formájúakat csukott állapotban mértük le. A másik méret, amelyet felvettünk, a pecsété (ha volt), ebben az esetben lemértük a pecsétfészek vagy pecséttok, illetve a pecsétábra átmérőjét is. A szkennelés előtt a jelzeteket tartalmazó cédulákat is kinyomtattuk. 29 http://mnl.gov.hu/publikaciok.html (A letöltés időpontja: 2014. szeptember 30.) 200
