Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.

D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás 197 1.) Némely kiadványokban (Expeditiones) — a minők a tartományi Főszámvevőséghez, tartományi Bizottsághoz, Építészeti hivatalhoz vagy könyv vizsgáló hivatalhoz rövid utón (brevi manu), vagy hátiratos végzéssel áttett beadványok — nem levén semmi fogalmazás (conceptus), hanem a fogalmazó vagy titkár által a végzés a beadvány hátára íratván ezen szokott befejező záratékkal: „Az Erd. Nagy Fejedelembe!! Kir. Kormányszék 861-n ... hónap ... 1-n tartott tanácsüléséből" — az ily hátiratos végzéseket az írnokok a beadványokra rá írják, de a kiszabott módon nem kezelik, hanem a levélkiadó-hivatal a Naplóba igtatás után ezen hátiratos beadványokat rövid úton egyenesen azon hivatalhoz küldi, melyhez intézve vannak, s az előadási iveket (phylera) aj. könyvi hivatalba küldi. 2. Vannak oly kiadványok, melyekért a felek díjjal tartoznak; ezeknél a levélkiadó-hivatal Igazgatója a leírandó irományok kiválasztásakor a fogalmazás hátára veres rajzónnal rá írja e betűt D (díj), s midőn le vannak írva, a díj megszabása végett átadatnak a Kormányszéki díjjhatárzó hivatalnak (Officium Taxatoratus); a mi megtörténvén, a kiadvány a fizetésig a levélkiadóhivatalban marasztaltatik. 3. A hátiratilag adott válaszok (Resolutiones indorsatae) egy csomóba tétetnek, s mind a törvénykezésiek, mind a közigazgatásiak külön helyekre tétetvén, minden három hónap végéig a levélkiadó-hivatalban tartatnak, akkor pedig ugyanazon hivatal által készített lajstrom mellett az illetőknek kezébe juttatás végett a törvényhatóságoknak kiküldetnek. IV. Levéltári Hivatal (Officium Regestraturae) A levélkiadó-hivatali kezelésen átment irományokat (acta) a levélkiadó-hivatal a levéltárba küldi, mely két féle: közigazgatási és törvénykezési. A leküldött irományok mindkettőben 1.) az átvételi könyvbe beíratnak. 2.) a közigazgatásiak a szolga által a főkormányszék veres festékű bélyegével, melynek felirata ez: Archív. Gubernial. M. P. Transsylv. 3.) takaróba (Pallium ) tétetnek és lajstromoztatnak (phylerizatio) 4.) tárgymutatóba igtattatnak (indicatio) 5.) Elhelyeztetnek 6.) az előadóknak szükséges irományok az ívtakaróban hagyott emlékeztető nyugtajegyzék s az előadók kivételi könyvecskéjébe bejegyzés mellett az irománykereső írnokok által kiadatnak. Az átvétel e szerint történik: A levéltárban két féle t. L: közigazgatási és törvénykezési átvételi könyv van, melyben a következő rovatok vannak: az elsőben van irva aj. könyv száma, másodikban az előadó neve, harmadikban: hány darab adódott át, negyedikben: ki a lajstromozó, ötödikben megvannak-e vizsgálva (revisum), hatodikban, hogy elhelyeztettek — a három utósónak rovatába egyszerűen ezen jegy: N íratván. A beérkezett irományok a közigazgatási Levéltárban takaróban tevés és lajstromozás végett elosztódnak a három lajstromozó között, a törvénykezésiben pedig, minthogy ott csak egy lajstromozó van, borítékozás és lajstromozás ennek kötelessége; a tárgymutató készítés a közigazgatási levéltárban két, a törvénykezésiben egy a végre rendelt egyén tiszte, a keresés több erre rendelt írnokoké. A két féle Levéltárban 1818-ig a kezelés is kétféleképpen ment, " akkor azonban egyformásítatott. A közigazgatási levéltárban takarónak elvágatlan egész ív papír használtatik, melynek külső oldalára 1-ször a közepén négy ujjnyival feljül bal felől iratik az előadat (ante actum) és évszáma 2.1 Középpontjába iratik a beadvány j. könyvi és évszáma 3./ evvel egy irányban az előadó vezeték neve: „Gr. Wass, Schreiber sat." 4. ezen hátul az ív jobb felőli széle felé legfeljül a kelés, elnöki vétel és előadás napja , hónapja és éve. 5./ azután egész ívszélességben (per extensum) megiratik röviden a tárgy lényege. 6./ ezen alól balfelől megiratik: hová, miféle rendelések tétettek? jobb felől feliratik a záratékok száma. 7.= még alább középre e két betű ,J. sz." (Igazgató számára) s ez alá azon utasító név- és tárgy-szók (schlagwort) melyek a tárgy érdemét fejezik ki, s melyek alatt a beadvány lényege a Mutatioba röviden beigtattatik. Végre 8./ legalól balra kellő tiszta és nagy számmal feliratik a beadvány j. könyvi száma és éve. (Lásd példában az oldallapon)