Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.

198 Forrásközlések „100 ... 861. gr. Wass költ május 1. bead. „ 2.{ 861 eligazít. „ 3. N N. a Kir. Főkormányszékhez fogalmazó gyakornokságra felvétetését kéri. zárat. 2 db.** Válasz Sz. NN. Fogalmazó gyakornok. ** Jegyzés: Régen részletesen felírták a takaróra, hány iromány volt benne p. o. 1./ beadvány 2.1 fogalmazás 3./ 2 db. záradék 100....861" Megjegyzendő, hogy ha valamely lokormányi intézkedésre az illető jelentését megtette, vagy p. o. a kir. főkormányszék az idézett példában NN-et fogalmazónak kinevezte volna, ennek mint utóadatnak (Postactum) száma a takarón levő kivonat alá jobb felöl szintúgy felirandó, valamint ha elő-adat lenne, annak száma a kivonaton telj ül balra a lokormányi folyó szám felébe, szintúgy oda irandó. A törvénykezési levéltárban a fennebbi évig az irományok csomagokban tartattak és kezeltettek (Fascicularis Manipulatio); ma azonban már ezek is egészen ugy kezeltetnek mint a közigazgatásiak; tehát a mi amazokról mondva volt, értendő ezekre is azon két megjegyzéssel 1.) hogy a törvénykezési ívtakaró alsó végén levő j. könyvi szám elébe oda tétetik ezen betű „I" a törvénykezési irományoknak a közigazgatásiaktól való megkülönböztetésére 2.) hogy a törvénykezési kisebb terjedelmű 5-6 íves irományok és perfolyta levelek az illető helyre saját ívtakarojukba betétetnek, de a nagyobbak külön csomagokba kötve, saját helyen, külön tartatnak, megjegyeztetvén az ívtakaró jobb felőli alján: hány darab s miféle irományok s perfolyta levelek mely csomagban (Fasciculus) találhatók meg, valamint a csomaghoz is mellékelvén kis papír szeletre írva azt, hogy mely perfolyta levelek minő T. számhoz

103 valók? Az így elkészített ívtakarót (Pallium) elsőbben megvizsgálja a levéltári igazgató vagy aligazgató, s ezután átadja azoknak, a kik a tárgymutatót készítik (Indicans), a kik az íven levő név- és tárgy-szók (Schlagwort) alá a tárgyát röviden beírják, s annak megtörténte bizonyságául eléjök ezen jegyet teszik: N. — azután pedig kiszabott helyére tevén, az Iromány-kereső Írnokok időrendben illő fiókjaikba elhelyheztetik. A törvénykezési levéltárban a készített tárgymutatót a lajstromozó vizsgálja meg, az iromány keresése az ő felügyelete s felelőssége alatt történik, az előadási íveket (phylerae referendáles) beköttetés végett aj. könyvi hivatalba visszaküldi, az ott maradókat pedig írnokok által időrendben fiókjaikba elhelyheztetteti. Az adatoknak a közigazgatási levéltárból kikeresése módja ez: először a szükséges adat száma az illető egyén vagy tárgy kijelölése alapján a tárgymutatóban (Index), azután maga az adat rendes helyén megkerestetik, azon takaró, melyből netalán az adat kivétetett, visszahelyezéskori dolog könnyebbítés végett két ujjnyival a többinél künnebb hagyatván. Minden előadónak lenni kell a következőleg rovatozott kivételi könyvecskéjének (Liber extraditionis): Az 1-ső rovatban feliratik a tárgy, a 2-kban az évszám, melyből való a kívánt adat, 3-kban annak j. könyvi száma, 4-kben a beadvány (Exhibitum), 5-kben a záratékok, 6-kban a fogalom, 7-kben az előadási ív, 8-kban a kiadás napja, 9-kben a szám, melyhez kivétetnek. Az ezen rovatokba beirt adatok e szerint kiadatnak, mindenik takaróba külön levélkére felíratván: kinek, minő számhoz hány darabban adatott ki az onnan hiányzó adat. Visszaérkezvén pedig az adatok, az előadó kivételi könyvéből kihúzatnak és a levéltárba illető s már a fennebbi módon meg is jelölt helyeikre elhelyheztetnek. T. szám = törvénykezési szám