Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.

196 Forrásközlések egybefonódik, s a külső felén jobbra hajlólag feltevödik aj. könyvi szám, azután jő a felterjesztés rövid kivonata, ezután a Kormányszék folyó száma, ily formán: „469 ... 1861" Ezután: „Az erdélyi Kir. Kormányszék alázatos felterjesztése 3600 ... 1859-ki udvari számra az éhség tárgyában". Ezután a kül borítékra iratik Ő Felségének a minta-ívből látható czíme. Megtörténvén a letisztázás, a tisztázó írnok azt egybe fogja és czímezi. Az egybefogásnak ismét felsőbb rendeletileg megállított külön féle módjai vannak. Némely kiadványok t. i. az úgynevezett nagyobb egyszerű levelek (litterae missiles majores) mások borítékba teendők, meg mások parancsok (Mandata) alakjában egybefogandók. Az első módon boríték nélkül kell egybefogni minden egyszerű levelet, az ő Felségéhez irt felterjesztéseken és erdélyi királyi Kincstárhoz tett átiratokon kívül. Az ezekre nézve szükséges mértékarányt illetőleg a következőkre kell vigyázni: A befogó

101 legelőbb is az ívet keresztbe véve kellő közepén hajtsa egybe vizirányosan

102 (horizont aliter), de úgy, hogy a behajtás nyoma csak alig lássék; az így egybehajtott ívet kitárván két végéről, a közepén levő összehajtásra irányzólag egyenlő nagyságra ismét hajtsa össze; ezután a mindkét felől így egybehajtott levelet ívhosszában fektetve balról hajtsa be ismét jobb felé ugy, hogy a törés felén tul mintegy négy ujjnyira essék; ezután a levélnek másik — még behajtatlan — részét törje be jobbról bal felé, és az így mindkét felől egybe hajtott részeket egymásba tegye bele; az egybefogás végeztével a levél sima felrészére közép tájon Íródik aj. könyvi szám, ezután jő az illető czimezés, alul balra: "Hivatalból..."

, jobb felől a hely, hova a rendelés vagy más kiadvány megy p. o. „Déézs" — hát részére tétetik a pecsét. A Felséges Udvarhoz való jelentéseket (Relationes) egybe fogja az iroda-szolga, s az irnok csak a minta szerinti czímet írja rá. A Kir. Kincstárhoz való értesítvényeket (Insinuata) csak az elnök és egy titkár írja alá; ezek a levélkereső parancsok alakja szerint fogatnak egybe, ugy, hogy az ív legelőbb is vizirányosan az az keresztül kellő középen egybehajtátik, azután az bal felölről jobb felé behajtatik az ív szélességnek több mint két harmad részéig; azután a másik rész is behajtatik jobbról-balra, és az így egybehajtott részek egymásba tétetvén, rátétetik a pecsét, a másik sima felrészre a minta szerénti czimezés Íratván. Az irás bevégezte után következik az egybeolvas ás, mi ugy történik, hogy egyik írnok nézi az eredeti fogalmazást, a másik a kiadványt s vigyáz, hogy nincs-e valami hiba a leírásban, s ha van megigazítják; az egybeolvasás fután) az ív legaljára balról ezt írják: M

Egybe olv." Az így egybeolvasott rendeletek és más kiadványok átadatnak a levél-kiadó hivatali Igazgatónak vagy Segédének; ez egy, azoknak minőségét mutató felírással ellátott ívborítékba takarva; s e végre készített pléh ládába zárva aláírás végett átküldi az illető titkárnak, a honnan hasonló czélból a Cancellárhoz, onnan az Elnökhöz vitetnek, s utoljára az Elnöktől is aláíratván, a levélkiadó-hivatalnak visszaküldetnek. Ezen kiadványok mellé az Igazgató vagy Segéde a szükséges záratékokat és visszazáratékokat mellékelvén, megpecsétlés végett átadja a pecsétlő-iroda szolgának; a ki azokat a tartományi postamesteri hivatalhoz viszi a vitelbér megszabása és postai j. könyvbe igtatás végett. Az így árszabozott, s j. könyvre vett levelek, az egymást felváltólag levél kiadó-hivatalba rendelt tartományi posták vagy futárok (Cursor) által a kolozsvári posta-hivatalhoz vitetnek illető helyeikre küldés végett. A levélkiadó-hivatal Igazgatója vagy segéde a rendeletek és kiadványok elküldése után a Kir. Kormányszéknél maradandó irományok közül az előadási íveket (phylerae referadales) a végzéseknek j. könyvbe igtatása és az előadási iveknek az udvarhoz küldése végett egyenesen aj. könyvi hivatalba, a letisztázott fogalmazásokat pedig elhelyezés végett az illető levéltárhoz küldi az átadás napjának a Napló utósó rovatában minden szám utáni feljegyzése, valamint a maga számszerénti átadási könyvébe bejegyzése után, s az átvételt az idősebb lajstromzó névaláírásával bizonyítatja. Itt még a következőkre kell ügyelettel lenni: 01 Befogó = az a személy, akinek a feladata az elküldésre váró iratok egybegyűjtése, öszerakása, „egybefogása" 102 vizirányosan = vízszintesen