Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
188 Forrásközlések törvénykezésiekben az aligazgató jelöli ki, a nem sürgős tárgyak előadása napját rendesen a beérkezés napja után következő hétre tevén; a sürgősekét ellenben, a mint érkeznek, azonnal a folyamatban levő, vagy is azon héten következő ülésre szokták tenni. A jegyzőkönyvkészítők az általuk készített iveket tárgymutató (index) készítés végett átadják a tárgymutató készítőknek (indicans), ezek pedig dolgaikat ezzel elvégezvén, visszaszolgáltatják a tárgyjegyzék (Scontro) készítőnek. Sürgős esetekben a jegyzőkönyvre vétel és tárgyjegyzékbe igtatás (in protocollatio et Scontrisatio) egyszerre történik meg, s csak a számozás és tárgymutató készül külön. Végre midőn minden kezelés be van végezve, mindenik előadó részét külön-külön átadási j. könyv mellett irodájába (Laboratórium, Bureau) küldik, mit az ott levő fogalomszaki egyének egyike vagy másika név aláírással ismer el. Van még egy ága aj. könyvi hivatali kezelésnek; mikor t. i. a törvénykezési fogalmazások (Conceptus) elnöki vizsgálatról (Revisio) lejönnek, a törvénykezési j. könyvet vivő egyén rá írja: mely napon adta át azt a kiadó-hivatalnak; a kiadó-hivatal pedig mind a közigazgatási, mind a törvénykezési íveket a tisztázás végett leküldött fogalmazások mellől kiszedvén, felküldi a j. könyvi hivatalnak, a hol a segéd (Adjunctus, Vice Protocollista) mindkét féle előadási íveket (phylerae referadales) idő és előadási tárgy szerint osztályozza, egy csomóba köti, s minden hónap végén egybe kötve az Udvarhoz felküldi. Megjegyzendő, hogy régen az ily előadási íveket tisztába iratva küldöttek fel, de az újabb időkben ez fölöslegesnek nyilvánítatván, s az ezek tisztázására rendelt irnoki fizetések megszüntettetvén, magok az eredeti ívek felküldése lőn gyakorlatba véve. Az Udvartól lejött ívek aztán elhelyezés végett az illető (közigazgatási és törvénykezési) levéltárakba küldetnek el. Ezen kívül még aj. könyvi hivatal kötelessége: a.) hogy a mint a beadványokat az előadóknak át adja, szintúgy végére járjon annak: melyik tárgyban mi határoztatott? b.) Hogy az eligazított ügy és elkészült fogalmazás mikor adatott át a Kiadó-hivatalnak leiratás és illető helyére küldés végett? c.) Úgy vinni a j. könyvet, hogy meg lehessen tudni mindig: ha valamely beadvány a Kir. Főkormányszékhez valóban beadatott, hivatalos igazítás tárgyává lett, s eligazítatott-e már vagy nem? Innen a következő részletes teendői folynak: 1.) A napozás (praesentatio), 2.) A beadványok számozása, 3.) Az előadónak kijelölése, 4.) Jegyzőkönyvre vitel (inprotocollatio), 5.) Tárgylajstrom készítés (scontrizatio), 6.) Az előadottaknak belajstromozása (Relatorum Tabella illatio), 7.) Tárgymutató készítés (Indicatio), 8.) A határozatoknak j. könyvbe igtatása. A napozás (praesentatio), feljegyzése azon napnak, melyen a beadvány a kir. kormányszék elébe jutott; az elnök vágyj, könyvi hivatal igazgatója által a beadvány hátára legfelyül a hivatali és az évszám közé szokott íratni e szerint: bead: május 25. 1861. A beadványok számozása : azokra a hivatal arithmetikai sor szerint következő számainak kívül és belől való föltevését jelenti. Az előadónak kijelölése a beadvány hátán legalól, Közigazgatásiakban nagy, törvénykezésiekben kis betűvel történik így: A. B. C. vagy d. e. f a szerint, melyik előadónak melyikkel kezdődik a neve. A Jegyzőkönyvre vitel a tárgynak rövid és szabatos j. könyvbe igtatását teszi. A Jegyzőkönyv kétféle: Beadványok (Protocollum Exhibitor) és Ülések (Sessionale) j. könyve. Az elsőbe a beadványok beérkezésök sora szerint iratnak be. Áll a következő rovatokból: az elsőben van a j. könyv időrendi száma (numerus Protocolli chronologicus), másikban a beadvány kelési ideje (dátum Exhibiti), harmadikban a hivatalhoz beérkezés (praesentatio) napja, negyedikben az előadó neve, Ötödikben a tárgy rövid kivonata, hatodikban a végzés napja, hetedikben a végzés, nyolczadikban azon nap, melyen a Kiadó-hivatalnak át adatott, kilenczedikben van az őr betű (Littera vigilans).
