Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás 189 Mindezen kezelési részletek önmagukban értetnek. 89 A tárgy velejének j. könyvre vételére és a számozásra n ézve azonban egy-két megjegyzés szükségesnek látszik. Az első így történik: a magán kérelmes neve és elöneve kifejezése, ugy a jelentő vagy átíró hivatal, alsóbb vagy felsőbb hatóság megnevezése után megiratik röviden a tárgy, melyben a folyamodás, jelentés, átírás vagy megtalálás történik. így p. o. „Csík szék tisztsége az ott uralkodó gabona szükség tárgyában jelentést teszen" sat. vagy „N. N. kéri, hogy a Kir. Főkormányszék hites jegyzői közé vétessék fel." Az utósóra, t. i. a számozásra nézve pedig tudni kell, hogy a beadványoknak — mind hátára, mind belső oldalára — legfeljül a főkormányszéki j. könyvi hivatalos folyó szám a közigazgatásiakban veres , a törvénykezésiekben fekete tentával szokott ráíratni; sőt, a záratékokat is számozni kell, oly tentával, a minővel a beadványokat, de csak az ív belső oldalán, e szerint: „245 (I) számhoz". Ha pedig vissza-záraték is van, akkor erre is, ha közigazgatási, veres , ha törvénykezési, fekete tentával ráiratik azon jelentés, mely mellett újból beadatott (Reexhibitio). A számozás után a záratékok és vissza-záratékok száma a beadvány belső oldalára bal felől a tárgyhoz képest veres vagy fekete tentával időrendben (ordine chronologico) feliratik e szerint: „zárat. 4 dr. vissza-záraték 6. dr." A j. könyvi kezelésen e szerint átment beadványokat a j. könyvi hivatal az előadók szerint elosztván, külön-külön tárgyjegyzék (scontro) mellett átküldi az előadók dolgozó irodájába (Bureau). Ezen tárgyjegyzék (scontro) iródik fél ív körül vágott s középen kettőbe tört papírra; legfeljül van írva az ülés napja, melyen az abban foglalt beadványok elöadandók; ezen alól a beadás napja (dies praesentatio); ezen ismét alól az előadó neve e szerint: „Méltóságos gróf vagy Báró Bethlen Gábor kormányszéki tanácsos vagy titoknok urnák előadás végett." Ezután jő ugyanazon előadónak kiosztott valamennyi beadvány j. könyvi száma, időrendben, alá írva annak j. könyvi rövid kivonata, a kettőbe tört ív bal felére írva, úgy, hogy a beadványok között egy-egy ujjnyi távolság legyen, hova az előadó, az azon tárggyal egybefüggésben levő adatok számait (numerus Connexionis) bejegyezhesse. A tárgyjegyzék-ív bal fele azért hagyatik tisztán, hogy az előadó a tanácsülés határozatát minden tárgy után röviden feljegyezhesse; ami abból áll, hogy kihez megy ki az intézkedés? vagy hová megy át a tárgy vizsgálatra? sat. p. o. „Alsó Fej érme gye főispánjának , vagy: a Tartományi fő bizottságnak , lássa egyszersmind a Számvevő-hivatal ", — ha t. i. ezekhez a hatóságokhoz tétetnék valamely beadvány alkalmából intézkedés. Utoljára az is megjegyzendő, hogy minden tárgyról két tárgyjegyzék (scontro) azért készül s jelesen egyik az előadó, másik az elnök számára, hogy az egyik azokat a kiszabott rendben adja elő, az utósó pedig, hogy tudjon az előadás rendjére vigyázni. Az összes előadók számára külön-külön készített tárgyjegyzékek (scontro) tartalma, az előadók szolgálati idősebbsége és a tanács ülések időrendé szerint, úgy együvé foglalva, hogy a legidősebb előadó tárgyai ülésről-ülésre egymás végtében, a többieké ismét a szerint következzenek, neveztetik elöadványok lajstromának (Tabella Relator). Ennek három rovata van: az elsőben baka vannak a beadványok számai sor- és időrendben, másodikban a tárgy kivonata, harmadikban a határozat, melyet aj. könyvi hivatali igazgató az ülés alatt jegyez be a szerint, a mint fennebb az előadóról mondva volt. Minden előadó előadási tárgyai után egy kis hely hagyatik fenn a netalán későbben vagy éppen ülés alatt érkezett s sürgősen igazítandó beadványok beigtatására, a mi a j. könyvben veres rajz-onnal jegyeztetik meg, ezen, a sürgősség különböző fokait mutató rájegyzések szerint: sürgettetik , siető , sürgős , legsürgősb (urgetur, urgens, praeferenter, statim sat.). Még az is megjegyzendő, hogy az előadásra kijelölt tárgyak beírásánál elől 4-5 ujjnyi helyet kell hagyni, hová az Igazgató az ülésekben jelen volt tanácsosok és titkárok neveit beírhassa. Nevezetes még itt a tárgymutató, vagy röviden Mutató és annak készítése (Index, indicatio) módja. A tárgymutató azon könyv, a melybe a tárgyak, a kérelmezők, folyamodók, jelentéstevők s hivatalos közlekedési viszonyban álló testületek neveik szerint beíratnak a végre, hogy ennek segélyével megtudható legyen: ha valamely tárgy a Kir. Főkormányszékhez beérkezett-e vagy Az osztályra vonatkozó feladatok általában érvényesek, ahogy azokat a fentebbi sorokban Jakab leírta.
