Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás 173 test, határozatot hoztak. A jegyzőkönyvbe tehát nemcsak az iktatásra vonatkozó adatok, hanem a döntések is feljegyzésre kerültek. Havonta újrakezdték az iratok sorszámozását, majd elintézés után ügyágazatok 24 szerint csoportosították azokat, és egy-egy hónap iratanyagából alkották az ún. fasciculusokat, 25 amelyekhez jegyzék készült. A visszakeresés megkönnyítésére 1783-ban elrendelték, hogy ügyágazatonként külön-külön készítsenek segédletet (lajstromot). Az iratforgalom növekedése szükségessé tette az előadói rendszer bevezetését, amely már arra utal, hogy az ügyintézés is szakosodott, egy-egy témakörrel ugyanaz a hivatalnok foglalkozott többnyire. Az ügyek minden előadónál kútfőjelzetet (fons), ezen belül pedig számot (numerus) kaptak. II, József 1785. március 24-én a 3521. sz. rendeletével 10 pontból álló szabályzatot adott ki, amely szerint a megyék is kötelesek rendezni, lajstromozni és mutatózni levéltárukat. 26 Ezzel lényegében kialakult az irattározásnak az a módja, amely 1848-ig meghatározó szerepet töltött be az iratok tárolásában. Lényegesnek tartjuk még annak a szervezeti változásnak az említését is, amely ugyancsak a felgyülemlett munka miatt vált szükségessé. A Helytartótanácsnál pl. a korábban kialakított iroda és számvevőség mellett megszervezték a kiadóhivatalt és az irattárat is. Az iroda végezte az iktatást és szétosztotta az iratokat az előadóknak. A kiadóhivatal a fogalmazványokat tisztázta, aláíratta és expediálta, míg a lajstromokat és a mutatókat az irattár készítette. Témánk szempontjából még egy utasítást kell említenünk. A szabadságharc bukása után Kari Geringer, Magyarország „polgári kormányzója" 1850 májusában megjelentette az új ügykezelési utasítást, 27 amelynek használatát a magyar közigazgatási hatóságok számára kötelezővé tette. Minden szervezet köteles volt belső használatra irattári tervet készíteni és ennek megfelelően végezni az ügykezelést és az irattározást. Az egységes munka érdekében irattári tervmintát is megjelentettek. Ez a tervminta volt az első olyan kísérlet hazánkban, amely megpróbált egy klasszifikációs sémát kidolgozni a közigazgatási hatóságok számára. A minta alapjául az államigazgatás szerkezete szolgált: huszonegy irattári tárgyosztályt alakítottak ki a „császári ház"-tól a Jobbágy viszony és tizedügy" iratait jelentő besorolásokig. Az egyes tárgyosztályokon belül a közigazgatási ágazatoknak megfelelő tárgyosztályokat alakítottak ki (külügyektől a községi ügyekig), és e tárgyosztályokon belül is alosztályokat határoztak meg. Az első alosztály az általános ügyeket, a többi a speciális ügyeket tartalmazta. 28 Az alosztályokon belül alapszámos rendszer szerint kezelték az összetartozó ügyeket és ezek növekvő rendjében irattároztak. A tárgyi csoportokon belül arra is lehetőség nyílt, hogy szükség esetén tovább bontsák a csoportokat és így lehetőség szerint egymástól jól elkülönített, egységes és logikusan felépített irattározási rendszert alakítottak ki. Hiába volt azonban a logikus elképzelés. A központi szervek bevezették az új iratkezelést, de a területi egységek, a kerületek csak késve állították össze az irattári terveket. 29 24 pl. adóügyek, úrbéri ügyek, katonai ügyek, egyházi ügyek stb. 25 fasciculus = köteg 6 A rendelkezést jóval megelőzte pl. a Szabolcs megyei levéltár irattárának rendezése, amely már 1767-ben megkezdődött. L.: BALOGH ISTVÁN: Szabolcs vármegye levéltára (1550-1767). Szabolcs-Szatmár-Beregi Levéltári Évkönyv, XIV. Nyíregyháza, 2000. 207-242. 7 Hivatalos ügykezelési utasítás a magyarországi közigazgatási hatóságok számára az ide tartozó tabellákkal és példamintákkal. Budán, 1850. Ilyen speciális alosztály volt pl. a Polgári közigazgatás tárgyosztályon belül a Tűzrendészet vagy a folyamrendészet stb. 1851. május 21-én Geringer rendeletben sürgette az öt kerületi főispánt, hogy az ügykezelési utasításokat maradéktalanul betartsák.
