Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
172 Forrásközlések szentesítette az 1722/23. évi országgyűlés törvényeit, amelyek között a XLV. te. kimondta, hogy Pozsonyban, az ország házában fel kell állítani az ország levéltárát, az Archívum Regni-t. A döntés ellenére alig sikerült elérni, hogy a káptalanoknál, konventeknél, magánszemélyeknél és bárhol őrzött országos érdekű iratokat beszolgáltassák. 1741-ben Mária Teréziát sürgetik a rendek, hogy bírja rá a hiteleshelyeket az átadandó iratok bejelentésére, és hogy Erdélyből, Horvátországból, Szlavóniából és Dalmáciából is szállítsák fel a legfontosabb iratokat. 1755-ben pedig Batthyány Lajos nádor fordult a vármegyékhez, hogy sürgősen küldjék be az ország szempontjából fontos iratokat. A végrehajtásra azonban csak több mint harminc év múlva, 1786-ban került sor. II. József 1783. november 28-án rendelte el, hogy az ország levéltárát Pozsonyból Budára szállítsák át. Erre 1784 júniusában sor is került, de a tényleges működését a levéltár csak 1785ben kezdte el. 1848-ban elhatározták, hogy az addig az Archívum Regnitől külön kezelt Magyar és Erdélyi Kancellária (ez utóbbi lényegében az Erdélyi Országos Levéltár volt) levéltárát Bécsből Budára szállítsák, de a szabadságharc bukása után ismét visszavitték Bécsbe az iratokat. Az 1867. évi kiegyezésig lényeges változás már nem történt a levéltárak kialakulása és megszervezése körül. Természetesnek kell tekintenünk, hogy a levéltárak szervezését meg kellett előznie az ügyiratkezelés valamilyen formájú rendezésének, mert egyébként kezelhetetlen és áttekinthetetlen lett volna a hatalmas iratanyag. Említettük már, hogy az iratok legfőbb őrzője, a 16. századtól a 18 század közepéig, annak leírója, a nótárius (jegyző) volt, vagy ha nagyon fontos ügyekről volt szó, akkor az iratképző szerv vezetője maga őrizte az általa kiadott okmányokat. A fizetett nótáriusi munkakör létesítését is csak a 16. század közepén rendelték el a kiteljesedő írásbeliség bevezetése miatt. Az iratkezelés legegyszerűbb módját alkalmazták: az egy ügyhöz tartozó iratokat egyben tartották mindaddig, amíg az ügy le nem zárult. 23 Amikor 1723-ban megszületett a levéltárak megalakításáról szóló törvény, és a Helytartótanács megkezdte működését, akkor jöttek létre nemcsak az egész igazgatási rendszer kialakítására, hanem az iratrendezésre, az iratképzésre és a kezelés módjára vonatkozó elképzelések is. A kormányszékeknél az 1760-as évek hoztak jelentős változást: bevezették az új ügykezelést, a „nova Manipulatio"-t, amely lényegében a formai szempontok szerinti őrzésről áttért a tárgyi, tartalmi szempontok figyelembevételére. A korábban alkalmazott sorozatrendszerű irattárolást az ügyiratok szerinti irattározás váltotta fel. Megkezdték a tárgyi csoportok szerinti iratrendezést, amelyhez már szorosan hozzátartozott a lajstromozás és a regesztázás (iktató- vagy jegyzőkönyv és mutatókönyv) bevezetése (a Helytartótanácsnál 1769-ben, a Magyar Kancelláriánál 1770-ben, a Magyar Kamaránál 1773-ban, az Erdélyi Udvari Kancelláriánál 1775-ben). Ezek ugyanis a 18 század közepéig nem készültek. A kötelezővé tett egyszerű sorszámos iktatás lényege az volt, hogy a beadvány és annak elintézése azonos sorszámot kapott. Ahhoz, hogy a Jakab Elek iratkezelésről szóló munkájáról a később írtakat megérthessük, említést kell tennünk az úgynevezett jegyzőkönyvvezetésről, amelyet a sorszámos iktatókönyv helyett vezettek be. Ezt a rendszert a Magyar Kamarához érkezett és elintézett iratok nyilvántartása érdekében vezették be. A lényege az volt, hogy minden beérkezett iratot a hivatalvezető elé vittek, ahol értekezleten megtárgyalták azt és dön23 Levéltári ismeretek. Bp., 1998. (Levéltári módszertani és oktatási füzetek, 4.) Ebből: BAKÁCS BERNADETTÉ: Iratkezelés a feudalizmus utolsó évtizedeiben. 69-75. és TÓTH BÉLA: Iratkezelés a polgári korban. 75-86.
