Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

70 Ahhoz, hogy az irat képző szerv vagy személy irattári anyagát, azaz a működése során nála keletkező és hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és általa megtartásra érdemesnek tartott iratokat minél könnyebben használni tudja, rendet kell kialakítani és tartani közöttük, rendeznie kell azokat. Az irattári anyag rendezésekor az anyagot kisebb-nagyobb részekre tagolják, az így kialakított részeket pedig kisebb-nagyobb csoportokba sorolják be. Az anyag tagolása, részeinek kialakítása és csoportosítása, különböző tagolási elvek és alapok szerint történik. Ilyenekül az anyag meghatározott sajátosságai szolgálnak. Ilyen elvek pl. az anyag provenienciája (szerves öszszetartozása), pertinenciája (valamire való vonatkozása). Ilyen alapok pl. az anyag fajtája, kora, tárgya stb. Az irattári anyag tagolásánál a részek és a csoportok kialakítását, továbbá egymáshoz való kapcsolatuk meghatározását az anyag rendszerezésének, a művelet eredményét pedig az anyag rendszerének nevezzük. A rendszerezés és a rendszer az anyag rendezésének a legfontosabb része, ez dönti el, hogy a rendezés további folyamán minden egyes csoportnak és résznek hova kell kerülnie, hol lesz a rendeltetésszerű helye. Az irattári rendezés tehát az irattári anyagnak az irattári rendszerezés során kialakított irattári rendszernek megfelelő tagolása és csoportosítása. Irattári tagolásnak vagy csoportosításnak is szokták nevezni. Az irattári anyagnak az irattári rendezés során kialakult tagolódását pedig irattári rendnek, vagy az irattározás rendjének mondják. Az irattári rendezés és rendszerezés, valamint a rend és rendszer fogalmai között gyakran nem tesznek különbséget. Vegyesen használják az irattári és az irattározási jelzőket is. Az irattári anyag tagolása során kialakított kisebb-nagyobb részeket vagy csoportokat irattári egységeknek nevezzük. Az irattári egységeket különböző alapokon, különböző elvek szerint lehet kialakítani. Kialakításuk azonos vagy hasonló, alapokon és elvek szerint történik, mint a levéltári egységeké. Az irattári egységeket — ismerve az iratképző szervek és személyek hatáskörét, illetékességét és szervezetét — még az iratanyag irattárba kerülése, sőt már annak létrejötte előtt, elméletileg ki lehet alakítani és rendszerbe, az irattár rendszerébe lehet foglalni. Az iratanyagot azután irattárba kerülésekor, sőt már létrejöttekor, a számára kialakított és rendszerbe foglalt irattári egységekbe, az irattár rendszerébe lehet besorolni. Az irattárba kerülő iratanyagnak az elméletileg kialakított és rendszerbe foglalt irattári egységekbe való besorolása az iratok irattári rendszerbeli helyének a meghatározása. Az iratbesoroláskor az iratokon feltüntetik, hogy melyik irattári egységbe kerülnek, megjelölik az iratok irattári rendszerbeli helyét. Az iratok irattári rendszerbeli helyének a meghatározása és annak az iratokon való feltüntetése általában még az iratok irattárba helyezése előtt, az ügyintézésnek valamelyik korábbi fázisában, rendszerint az iktatáskor szokott megtörténni. Az irattári egységek azonosak a levéltári egységekkel. Minthogy azonban egy irattár azonos egy szerves levéltári fonddal, az irattárnak csak olyan egységei vannak, mint egy szerves levéltári fondnak. Ember Oyőző Irattári rendezés