Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 71 Az irattári és egyben levéltári egységekkel részletesen foglalkozom munkámnak a levéltári rendezésről szóló fejezetében. Itt csak felsorolom őket. Magas szintűek: Fond (szerves fond) Állag (szerves állag, egységes állag, vegyes állag) Közép szintűek: Sorozat (fősorozat, alsorozat) Tétel (szám, numerus, dosszié) Mély szintűek: Ügyirat (alapszám, irattári szám) Ügyiratdarab (iktatószám) Egyes irat Egyedi irat A fentiekben felsorolt irattári egységek az irattári anyag belső, szerkezeti tagolódása révén alakultak ki. Az ilyen módon keletkezett irattári egységeknek külön összefoglaló neve nincsen. Az irattári fondot, tételt, ügyiratot stb. egyaránt irattári egységnek nevezzük. Irattári részeknek vagy csoportoknak való elnevezésüket sem tartom helyesnek. A külsőleg, a tárolásuk alapján kialakított irattári egységek, amelyeket összefoglalóan raktári irattári egységeknek mondunk, ugyanúgy részei vagy csoportjai az irattári anyagnak, mint a belsőleg, a szerkezetük alapján létrejöttek. Az irat belső szerkezete alapján kialakított irattári egységek közül a legjelentősebb, az irattári rendezésben a legfőbb szerepet tölti be a tétel. A tétel a legkisebb olyan irattári egység, amelybe több egyedi ügynek az iratai tartoznak, amely több ügyiratot tartalmaz. Az irattári tételeket az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének figyelembevételével úgy alakítják ki, hogy azok az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják és az iratselejtezést megkönnyítsék. Az iratári tételek kialakítása rendszerint azon az alapon történik, hogy a tételekbe kerülő iratoknak mi a vonatkozásuk. Az iratok vonatkozása határozza meg a tételek vonatkozását. Az iratok vonatkozását latinul azok pertinenciájának nevezzük. Az irattári tételek kialakításánál az iratok pertinenciája, a pertinencia elve érvényesül. Természetesen csak másodlagosan, hiszen az irattári iratokat elsődlegesen az iratképzők azonossága, a proveniencia elve határozza meg, kapcsolja össze. Az iratnak és az irattári tételnek a vonatkozása vagy pertinenciája az a sajátossága, hogy valamivel kapcsolatos, összefügg. Az irattári tételek kialakításánál, és általában az iratok rendszerezésénél, a pertinencia elvét sokkal nehezebb alkalmazni, mint a provenienciájét, mert minden iratnak csak egy provenienciája van, pertinenciája ellenben több. Az irat vonatkozhatik valamely cselekvésre vagy eseményre, személyre, területre, korra, iratfajtára stb. Például egygalántai kereskedő marhakivitele a nagyszombati vámhivatalon át 1542-ben. A többféle vonatkozás közül azt kell kiválasztanunk, amely a kérdéses iratban foglaltak közül a legjellemzőbb, a legmeghatározóbb, amilyen pertinenciája több más iratnak is van, amelyekből tételt, az ügyiratoknál nagyobb irattári egységet kialakítani a legérdemesebb. A példaként említett irat vonatkozásai, pertinenciái közül a kereskedelmet lehet ilyennek minősíteni. Az irattári tételeknek címet szoktunk adni. Az irattári tételcím a tétel legsajátosabb ismérveinek, elsősorban vonatkozásainak a tömör meghatározása. Irattári tételcím pl.: 1985. évi költségvetési ügyek iratai. Ez a tételcím a kérdéses irattári egységnek a legsajátosabb vonatkozását vagy vonatko-