Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

68 Ember Győző Egyedi ügynek az olyan ügyet tekintjük, amelynek tárgya egyetlen eset vagy kérdés. A hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügyek együttesét vagy összességét pedig ügykörnek mondjuk. Egy személy egyszeri alkalmazása egy szervnél egyedi ügy. Személyek alkalmazási ügyei egy szervnél ügykört alkotnak. Az egyedi ügy tárgya, amelyre az ügyirat iratai vonatkoznak, egyben az ügyirat tárgya is. A köznapi szóhasználatban csak a szervek, sőt csak a kormányzati szervek ügyiratait nevezik ügyiratoknak. Pedig ügyirataik a személyeknek is vannak. Az ügyirat egyetlen egyes irat is lehet. A kormányzati szervek ügyiratainak akta az általánosabban használt latin eredetű neve. Aktának azonban nemcsak az ügyiratot hívják, hanem mindenféle hivatalos iratot is. Az ügyiratok általában több iratot tartalmaznak, több részre oszlanak. Annak az egyedi ügynek, amelyre az ügyirat iratai vonatkoznak, az intézése gyakran több fázisban történik. Az ügyintézés fázisainak megfelelően az ügyirat részekre tagolódik. Az ügyiratnak azt a részét, amely az ügyirat tárgyát jelentő egyedi ügy intézésének valamely fázisával kapcsolatos, ügyiratdarabnak nevezhetjük. Vannak olyan ügyek, amelyeknek intézése csak egy fázisban történik. Ennek megfelelően vannak olyan ügyiratok, amelyek csak egyetlen ügyiratdarabból állnak, az ügyiratdarab egyenlő az ügyirattal. Az ügyiratdarabok az ügyiraton és az irattáron belül kapcsolódnak egymáshoz. Ezt a kapcsolódást irattári kapcsolatnak nevezzük. Ez a kapcsolat az alap-, az elő- és az utóiratok formájában jelentkezik. Az alapirat az ügyirat első ügyiratdarabja. Alapirata minden ügyiratnak van. Az előirat valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül megelőző második ügyiratdarab. Az előirat egyben utóirat is lehet, egy őt közvetlenül megelőző másik ügyiratdarabnak az utóirata. Az utóirat valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab. Az utóirat egyben előirat is lehet, egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata. Az irattáron belül őrzött ügyiratok, ügyiratdarabok valamint egyes iratok között különféle, részben végleges, részben csak átmeneti kapcsolatok létesíthetők és szüntethetők meg, az irattárfenntartók működésével kapcsolatos különböző feladatok elvégzése érdekében. A szerelés valamely ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok, vagy egyes iratok végleges jellegű összekapcsolása. A szerelés legáltalánosabb fajtája az, amikor egy ügyirat újonnan keletkezett ügyiratdarabját összekapcsolják az ügyirattal. Az összekapcsolás úgy történik, hogy az új ügyiratdarabon feltűntetik az addigi utolsó ügyiratdarabnak a számát, mint előiratot, azon pedig az új ügyiratdarabnak a számát, mint utóiratot. Az új ügyiratdarabon feltüntetik az ügyirat alapiratának a számát is, mint alapszámot. Az alapiratnak a száma az ügyirat minden egyes iratán rajta kell, hogy legyen. A szerelésnek ezt a fajtáját az előiratok szerelésének szokták mondani az új utóirathoz. Több joggal lehetne az új utóirat szerelésének nevezni az előirathoz. A szerelésnek egyik fajtája az is, amikor egy beérkező iratot és annak «esetleges mellékleteit egy előadóívvel kapcsolják össze. Ezáltal egy új ügyira-