Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 69 tot vagy ügyiratdarabot alakítanak ki. Az így összekapcsolt iratok ugyanazt a számot kapják, az egyik nem elő- vagy utóirata a másiknak. A szerelés megtörténtét az összekapcsolt iratokon megfelelő formában fel kell tüntetni. Erre legalkalmasabb eszközök a szerelt iratok számai. A leszerelés a különböző ügyiratdarabok vagy egyes iratok között akár keletkezésük során, akár szerelés révén kialakult, véglegesnek szánt kapcsolatnak a megszüntetése. Leszerelni inkább egyes iratokat szoktak, nem pedig ügyiratdarabokat. A leszerelt iratokat rendszerint más irategyüttesekbe helyezik át, azokhoz kapcsolják. Leszerelésre irattárakban is sor kerülhet, inkább azonban levéltárakban történik. Leszerelés pl. a térképeknek kiemelése szerves helyükről és áthelyezése térképtárba. Erre már irattárban is sor kerülhet, miként a helytartótanácsnál történt a nagy formátumú térképekkel. A leszerelés megtörténtét a kérdéses iraton és annak mind régi, mind új őrzőhelyén fel kell jegyezni. A csatolás nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratoknak átmeneti jellegű összekapcsolása. Csatolnak pl. kölcsönzésre kért iratokat a kölcsönzési ügy ügyiratához. A csatolt irat helyére a csatolás idejére őr jegyet kell tenni, amely feltünteti, hogy hova csatolták. Csatolni egy ügyirathoz nemcsak iratot, hanem egyéb tárgyat is lehet. Egy bűnügy aktájához pl. különböző bűnjeleket (revolver, ruhadarab, fénykép stb.) is csatolhatnak. A csatolás megtörténtét azon az iraton, amelyen megtörtént, fel kell tüntetni. A lecsatolás a különböző iratok, vagy iratok és más tárgyak között a csatolás révén létrehozott átmeneti jellegű kapcsolatnak a megszüntetése. A lecsatolás megtörténtét azon az iraton, amelyhez a csatolás történt, fel kell tüntetni. A mellékelés lényegében a csatolással azonos. Általában a csatolt tárgyaknak az őrzési helyen kívülre menő kísérő irathoz való csatolását szokták mellékelésnek mondani. (A mellékelt tárgyat nem szabad a kísérő irat mellékletének tekinteni.) A kapcsolás kifejezés is lényegében csatolást jelent. Általában a belső ügyviteli iratokhoz történő csatolást szokták kapcsolásnak mondani. Irattári kapcsolatnak tekinthetjük az ún. kapcsolatos számok (azaz iratok) és az egyúttal elintézett számok közötti összefüggést is. Valamely ügyirat kapcsolatos száma ugyanannak az iratképzőnek az a másik ügyirata, amelynek tárgya kapcsolatos a kérdéses ügyirat tárgyával, amelynek ismerete segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez. Valamely személy alkalmazási ügyiratának kapcsolatos száma pl. a kérdéses személlyel kapcsolatos valamilyen korábbi ügynek az ügyirata. Az egyúttal elintézett szám olyan ügyirat vagy ügyiratdarab, amelynek ügyében nincs szükség külön elintézésre (intézkedésre), mert a szükséges elintézés (intézkedés) egy másik üggyel (ügydarabbal) kapcsolatban egy másik ügyiraton (ügyiratdarabon) már megtörtént. Ez a helyzet, ha valaki kérésére, amelyet valamely szervhez külön-külön intézett, egy levélben kapja meg a választ.