Levéltári Közlemények, 58. (1987)
Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.
Az irattár 67 Minthogy az irattári tervben szereplő legkisebb irattári egységek a tételek, az irattári tervet irattári tételjegyzéknek is nevezik. Annak érdekében, hogy az irattári tervek minél könnyebben elkészíthetők és használhatók legyenek, felmerült az az elgondolás, hogy egy ország, vagy egy ország valamelyik kormányzati ága, vagy egy kormányzati ág valamelyik ágazata számára egységes irattári terv készüljön, amelyet az oda tartozó valamennyi iratképző szerv használhat. Magyarországon egységes országos irattári terv bevezetésére tettek kísérletet az 1950-es évek elején. A kísérlet, amelyet a hagyományos iktatás megszüntetésével is összekapcsoltak, kudarccal végződött. Kiderült, hogy valamely országban az irattári terveknek egységes irányelvek szerint kell ugyan készülniök, országos egységes irattári terveket készíteni azonban nem célszerű. Az irattári tervek elvi egysége nem követel egységes irattári terveket. Az egységes irányelvek szerint készült irattári tervek nem azonosak az egységes irattári tervekkel. Ha teljesen egységes irattári terv készítése iratképző szervek számára tömegesen nem is válik be, sikerrel jár, ha azonos típusú szervek használatára irattári típusterveket készítünk. Ezeknek 2 fajtáját különböztetjük meg: a kerettervet és a mintatervet. Az irattári keretterv az irattári tervben rögzített irattári rendszernek csak az alapkategóriáit, a legmagasabb szintű irattári egységeket tűnteti fel, a kisebb kategóriákat, az alacsonyabb szintű irattári egységeket kitöltetlenül hagyja. Irattári kerettervet azonos típusú, hasonló hatáskörű szervek számára tanácsos készíteni. Ilyen szervek pl. a megyei, a városi, a községi tanácsok, a fő-, a közép-, az általános iskolák, a bányák, a gyárak, a bankok, a kórházak, a könyvtárak, a múzeumok, a levéltárak. Az irattári keretterveket az azonos típusú szervek főhatóságai készítik el és küldik meg az alájuk tartozó iratképző szerveknek. Az irattári kerettervből hiányzó kisebb, alacsonyabb szintű irattári rendszerbeli kategóriákat, egységeket az egyes iratképzők maguk állapítják meg és tüntetik fel irattári tervükben, amely így teljes tervvé válik. Az irattári mintaterv valamely szerv teljes irattári rendszerét rögzíti, és amelyet az illető szerv főhatósága olyannak tart, amelyet az alája tartozó azonos típusú szervek mintának tekinthetnek, némi módosítással a maguk számára is használhatnak. Mintatervet olyan szervek használhatnak, amelyeknek igen szűk hatásköre szinte teljesen azonos. Ilyenek pl. egy anyavállalatnak leányvállalatai, egy központi szervnek a helyi fiókszervei. Az irattári mintatervet az azonos típusú szervek számára főhatóságuk jelöli ki. Irattári terveiket e minta alapján maguk készítik el. . Irattári kapcsolat Az irattárakba az iratképző szerveknek vagy személyeknek különböző ügyekkel kapcsolatos iratai kerülnek. Ezért az irattárakban levő iratokat ügyiratoknak nevezzük. Az ügyirat valamely szerv vagy személy egy egyedi ügyre vonatkozó iratainak az együttese vagy összessége. i 6*
