Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 63 tárnak, de egyben átmeneti levéltárnak is tekinthető. A benne őrzött iratok, ha levéltári értékük nincsen, bizonyos idő elteltével, amely alatt az iratképző szerveknek még szükségük lehet rájuk, kiselejtezésre kerülnek. A levéltári értékű iratokat pedig, amikor az iratképzőknek már nincsen szüksége rájuk, az a levéltári intézmény veszi át, amelynek az illetékességi körébe tartoznak, amellyel az illető iratközpont szoros kapcsolatban működik. Az iratközpontok mentesítik az iratképző szerveket az alól, hogy központi irattárakat tartsanak fenn. A levéltári intézményeket pedig az alól mentesítik, hogy az iratközpontokon átment iratokat selejtezniök kelljen. A levéltári intézményekbe kerülő iratok rendszerezése és elsődleges segédlettel való ellátása, valamint elsődleges selejtezése már az iratképző szerveknél megtörténik, a másodlagos selejtezésre az irat központokban kerül sor. A levéltári intézményekbe rendszerezett, elsődleges segédlettel ellátott és selejtezett levéltári iratok kerülnek. Hátránya ennek a rendszernek, hogy az iratképzőnek, ha olyan iratárra van szüksége, amely már iratközpontba vagy levéltárba került, onnan kell azt kikölcsönöznie. E hátrányt azonban az előnyök többszörösen fölülmúlják. Az Amerikai Egyesült Államokban, ahol az iratközponti rendszer a legfejlettebb, van olyan iratközpont, amelybe csak egyfajta iratok kerülnek, szövetségi és az állami szerveknek a szolgálati alkalmazásokkal kapcsolatos ügyeinek az iratai. A bennük levő adatokat gépi úton feldolgozzák, és így adnak tájékoztatást mindazoknak, akiknek ilyen adatokra szükségük van. Az ide érkező iratok nem mennek tovább az illetékes levéltárakba, hanem együtt maradnak. Ez az intézmény tekinthető szakmai irattárnak és egyben szaklevéltárnak, de ugyanúgy minősíthető tájékoztatási központnak alkalmazási ügyekben. Nem lehetetlen, hogy a jövő irattárainak és egyben levéltárainak előfutárát láthatjuk a Saint Louisban működő iratközpontban, hasonlót a mormon Genealógiai Társaság adatbankjához Salt Lake Cityben. A részirattár az irat képző (rendszerint szerv) iratainak csak egy részét, általában valamely szervezeti egységének, vagy ügyintézőjének, illetve pontosabban az általuk intézett ügyeknek a külön kezelt iratait jelenti. Részirat tár pl. az osztályirattár vagy az ügyintézői irattár. A részirattárból az iratok rendszerint valamely központi irattárba mint végirattárba, onnan pedig levéltári őrizetbe kerülnek. Ebben az esetben a részirattár átmeneti irattár. Előfordul azonban, hogy az iratok a részirattárból nem kerülnek központi irattárba, hanem vagy kiselejtezik őket, vagy közvetlenül levéltárba jutnak. Ebben az esetben a részirattár egyben végirattár is. A részirattár kifejezésnek ugyanúgy hármas jelentése lehet, mint az irattárnak. Az osztályirattár az irat képző szerv valamely szervezeti egységének, pl. osztályának, csoportjának, hivatalának, pontosabban az általuk intézett ügyeknek a külön kezelt iratait jelenti. Egyaránt lehet átmeneti vagy végirattár. Az irattár kifejezés mindhárom jelentésében használatos. Az ügyintézői irattár az iratképző szerv valamely ügyintézőjének — pl. előadójának, üzletkötőjének — pontosabban az általa intézett ügyeknek az iratait jelenti. Egyaránt lehet átmeneti vagy végirattár. A kifejezés rendszerint csak irattári anyagot jelent.