Levéltári Közlemények, 58. (1987)
Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.
60 Ember Győző Az irattári értéktelenség pedig az iratnak az a sajátossága, hogy az irattárképző szerv vagy személy, amikor az irat irattáréretté vált, további megőrzésre a maga zavartalan működése érdekében nem tartja érdemesnek, nem helyezi iratai közé irattárába, hanem kiselejtezi. Az irattári értékelést, vagyis annak a megállapítását, hogy valamely iratnak irattári értéke van-e, vagy nincs, vagy maga az irattárkéző személy, illetve az irattárképző szerv vezetője, vagy annak megbízottja végzi. Az értékeléskor azt is meg kell határozni, hogy a kérdéses iratot az irattárban mennyi ideig kell megőrizni, mikor lehet levéltári őrizetbe adni, illetve, ha levéltári értéke nincs, kiselejtezni. Az irattárérettség az iratnak az az állapota, hogy a folyó ügyvitelben — átmenetileg vagy végleg — nincs már reá szükség, az irattárképző irattárába, iratai közé — ad acta — helyezhető. Amikor valamely ügynek vagy az ügy bizonyos fázisának intézése lezárul, az ügy iratai — átmenetileg vagy végleg — irattáréretté válnak. Megkülönböztetünk tehát átmeneti vagy végleges irattárérettséget, aszerint, hogy csak egyik fázisában, vagy véglegesen elintézett ügy iratairól van szó. Az irattárérettséget az irattári értékelést végző személy rendszerint irattározási utasítás formájában — ad acta, irattárba, egyelőre irattárba stb. — tünteti fel az ügyiraton. Az irattárérettséget irattározhatóságnak is nevezik. Az irattári értékeléskor értékesnek minősített és irattáréretté vált iratok, illetve ügyiratok irattárba kerülnek. Az irattárba helyezés az ügyintézésen vagy annak valamelyik fázisán már átment, azaz irattárérett, és az irattári értékeléskor értékesnek minősített, iratoknak illetve ügyiratoknak, amelyekkel kapcsolatban az irattárképzőnek egyéb tennivalója már, vagy átmenetileg még nincs, irattári kezelésbe vagy Őrizetbe vétele. Az irattárba helyezésre az utasítást az arra illetékes személy az ügyiraton adja meg, a fentebb már említett ,,Ad acta" vagy „Irattárba" feljegyzéssel. Irattári épület Az irattár kifejezés második jelentése az irattári anyag után az irattári épület. Az irattári épület, irattár mint épület, azt az épületet jelenti, amelyben egy vagy több szervnek vagy személynek az irattári anyagát, az iratait őrzik. Előfordulhat, hogy valamely épület teljes egészében irattári anyag őrzésére szolgál. Gyakoribb azonban az az eset, hogy valamely épületnek csak egyik részében vagy egyes részeiben őriznek irattári anyagot, az épület egyéb részei pedig más célokra szolgálnak. Az ilyen épületnek azokat a részeit, amelyekben irattári anyagot helyeztek el, irattári helyiségeknek nevezik, és az irattári épület kifejezést az egész épületre nem vonatkoztatják. Az irattári épület vagy helyiség iratok őrzése mellett más célt is szolgálhat, pl. az iktatást is végezhetik benne. Egy ügyintéző hivatali szobájában tarthatja és kezelheti az általa intézett ügyek iratait, amíg azok valamely más helyre nem kerülnek. Azokat az eszközöket, amelyek az irattári anyag őrzésére szolgálnak, pl. az állványokat, szekrényeket, dobozokat stb., az irattár technikai felszerelésének, röviden irattári technikának nevezik.
