Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 59 Az a tény azonban, hogy valamely iratnak rendeltetésszerű helye, provenienciája van, nem jelenti azt, hogy feltótlenül, minden körülmények között, azon a helyen kell maradnia, hogy nem kerülhet valamilyen más helyre. Előfordulhat pl., hogy valaki József Attilának egy hozzá írt levelét eladja vagy elajándékozza a Petőfi Irodalmi Múzeumnak, s az ott a költőre vonatkozó iratok gyűjteményébe kerül. Előfordulhat az is, hogy egy levéltári intézmény, figyelmen kívül hagyva a proveniencia elvének követelményét, bizonyos iratot vagy iratokat kiemel rendeltetésszerű helyükről, és más helyre, egy más levéltári egységbe helyez át. Ez történt pl. akkor, amikor a Magyar Országos Levéltár nem sokkal 1874ben bekövetkezett átszervezése után kialakította Magyar Országos Diplomatikai Levéltár című gyűjteményét. Ebbe a gyűjteménybe helyezte az őrizetében levő összes olyan iratot, amely a mohácsi ütközet napja, 1526. augusztus 29-e előtt kelt. És azóta mindmáig ide osztja be az őrizetébe kerülő ilyen iratokat, tekintet nélkül mind rendeltetésszerű helyükre, azaz provenienciájukra, mind pedig a beosztást megelőző utolsó őrzési helyükre. Megesik ugyanis, hogy valamely Mohács előtt kelt iratnak a Diplomatikai Levéltárba történt beosztása előtt rendeltetésszerű helyén kívül további őrzési helye vagy helyei is voltak. Például valamely családi vagy egyházi irategyüttesben a magyar kamara levéltárába, annak Neoregestrata Acta című gyűjteményébe kerültek. Hallottam olyan véleményt, amely szerint ha valamely irat elkerül rendeltetésszerű helyéről, akkor provenienciája megváltozik. Az új proveniencia az új, immár nem rendeltetésszerű őrzési hely lesz. És valahányszor az őrzési hely változik, vele együtt változik a proveniencia is. E nézet szerint ugyanannak az iratnak több provenienciája is lehet, az első, a második stb. Ezzel a koncepcióval, elméletinek is tekinthető felfogással, nem tudok egyetértem. Egy iratnak sok őrzési helye lehet, ezek közül azonban csak az első rendeltetésszerű, az irat provenienciájának csak az tekinthető. A kérdést egy hasonlattal próbálom megvilágítani, érthetőbbé tenni. Minden embernek több lakóhelye lehet, születéshelye azonban csak egy, amely egyben az első lakhelye is. Ami az embernél a lakhely, az az iratnál az őrzőhelye, ami az embernél a születéshely, az az iratnál az első őrzési hely, a rendeltetésszerű hely, a proveniencia. Miként a születéshely független a lakhely változásától, aként nem változtatja meg a provenienciát az őrzési hely változása. Minden iratnak csak egy provenienciája van. Az irat- és irattárképzés során keletkező iratok az irat- és iratképző szervek és személyek számára különböző jelentőségűek, különböző értékkel rendelkeznek. Vonatkozik ez elsősorban a személyekre, de a szervekre is. Vannak olyan hozzájuk érkező iratok, amelyeket elolvasás után a papírkosárba dobnak, még iktatásra sem tartanak érdemesnek, nem is foglalkoznak velük. Ilyenek pl. egyes prospektusok, meghívók, személyek esetében egyes levelek is. De még az iktatásra kerülő ügyek iratai között is vannak olyanok, amelyek az ügy elintézése után hosszabb megőrzést nem érdemelnek. Minden irattárképző szervnek és személynek iratait keletkezésük, illetve hozzá érkezésük után értékelnie kell, hogy további sorsukról dönthessen. Az értékeléskor az iratok irattári értékét, illetve értéktelenségét kell megállapítania. Az irattári érték az iratnak az a sajátossága, hogy az irattárképző szerv vagy személy a maga működésének zavartalansága érdekében bizonyos ideig megőrzésre érdemesnek tartja, iratai között irattárában helyezi el.