Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

58 Ember Győző A provenienciát a levéltári irodalom mint a levéltári anyag rendszerezésének egyik alapelvét ismeri és alkalmazza, méltatva jelentőségét egy korábban érvényesülő rendszerezési alapelvvel, a pertinencia elvével szemben. A provenienciának azonban nemcsak mint rendszerezési elvnek nagy a fontossága. Ennél is fontosabbnak tartom azt a szerepét, amelyet mint az irattári és egyben a levéltári anyag egyik kritériuma, jellegzetes tulajdonsága játszik, amelynek alapján az irattári és egyben a levéltári anyagot meg tudjuk különböztetni másféle iratanyagoktól, elsősorban a könyvtáritól. A proveniencia alapján tudjuk eldönteni, hogy milyen iratok tartoznak a levéltári, és milyenek a könyvtári intézmények őrizetébe. A levéltári iratnak van provenienciája, a könyvtárinak ellenben nincsen. A proveniencia az iratnak az a sajátossága, hogy rendeltetésszerű helye van, már keletkezésekor meg van határozva, mely szervhez vagy személyhez fog kerülni, mely szervnek az iratai között van a helye, az irattárába tartozik. A provenienciával rendelkező iratnak tehát irattári vagy regisztratúra jellege van. Arany János Petőfi Sándorhoz írt levelének pl. rendeltetésszerűen Petőfi Sándorhoz kellett kerülnie, az ő iratai között van a rendeltetésszerű helye. E levélnek tehát van provenienciája, és minthogy — tekintve írójának és címzettjének személyét — irattári, sőt levéltári értéke is van, irattári és egyben levéltári irat. Egy regény kéziratának, azaz fogalmazatának rendeltetésszerűen az írónál kell maradnia, annak az iratai között van a rendeltetésszerű helye. E kéziratnak tehát van provenienciája, és amennyiben irattári és levéltári értéke is van, irattári és egyben levéltári irat. — A regény kinyomtatott példányainak már nincs rendeltetésszerű helyük, nincs provenienciájuk, s így nem irattári és nem is levéltári iratok. Egy plakát fogalmazatának rendeltetésszerűen annál kell maradnia, aki készítteti, annak az iratai között van a helye. E fogalmazatnak tehát van provenienciája, és ha irattári és levéltári értéke is van, irattári és egyben levéltári irat. — A plakát kinyomtatott példányainak nincs rendeltetésszerű helyük, nincs provenienciájuk, nem irattári és levéltári iratok. — Kivétel lehet az a kinyomtatott példány, amelyet a plakát készíttetője a fogalmazat helyett vagy mellett mint fogalmazatot tart meg a maga számára. Ennek a példánynak van provenienciája, és ha irattári és levéltári értéke is van, irattári és egyben levéltári irat. Ha egy iratról azt mondják, hogy külügyminisztériumi provenienciájú, ez azt jelenti, hogy a külügyminisztérium iratai között van a rendeltetésszerű helye, és ha irattári és levéltári értéke is van, annak az irattárába vagy levéltárába tartozik. Van a proveniencia kifejezésnek egy másik jelentése is. Valamely szerv vagy személy közös provenienciájú iratait, irategyüttesét az illető szerv vagy személy provenienciájának is szokták mondani. A proveniencia kifejezés ebben az értelemben irattárat, regisztratúrát, regisztratúra jellegű fondot jelent. Az iratnak azt a sajátosságát, hogy provenienciája, rendeltetésszerű helye van, irattári vagy regisztratúra jellegnek nevezzük. Az irat rendeltetésszerű helye, mint irattári fogalom, az iratnak valamely szerv vagy személy iratai között levő helye, ahova kerülése, illetve tartozása már keletkezése időpontjában meg van határozva. Az irat rendeltetésszerű helye annak az iratnak a provenienciája.