Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Körmendy Lajos: A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere / 141–146. o.

142 Körmendy Lajos A levéltári visszakereső rendszer A másolatgyűjtemény kialakításakor, már a kezdetektől fogva arra kell törekednünk, hogy az eredeti iratok rendje mindig kitűnjék. Persze ez nem jelenti azt, hogy pl. a mikrofilmeket állandóan át kell rendezni, amikor gyarapodik az állomány — ez legfeljebb ablakos kártyáknál vagy síkfilmeknél valósítható meg, de ott is kérdéses, hogy érdemes-e —, hanem a nyilvántartást kell úgy alakítani, hogy a levéltárak, fondok, állagok rendje mindig megfeleljen az eredeti rendnek. A legalkalmasabb eszköznek a kartotékrendszer, illetve a számítógépes nyilvántartás tűnik, mert ezeknél a gyarapodás mindig a megfelelő helyre illeszthető, és a változó adatok is nehézség nélkül átvezethetők. A visszakereső rendszer alapkövetelménye az egységesség. Ez még egy országon belül sem mindig valósul meg, külföldi levéltári anyag esetén pedig a heterogenitás a jellemző; a levéltári anyag felépítése gyökeresen is eltérhet. Nehéz feladat, de megvalósítható: meg kell találni azt a kompromisszumos pontot, ahol a levéltári anyag eredeti felépítése még nem szenved csorbát, viszont már beilleszthető a rendszerünkbe. A gyűjtemény homogenitását nemcsak az veszélyezteti, ha a különböző helyekről származó irategyüttesek levéltári jellemzői eltérőek, hanem a válogatások is: ha túl sok van belőlük és különböző szempontok alapján történtek, akkor összekuszálhatják a visszakeresési rendszert még precíz nyilvántartás esetén is. Válogatásnak nevezzük azt, amikor egy levéltári egységnek nem az egészét, hanem csak bizonyos részeit fiimeztetjük le. Ez nem jelenti azt, hogy a szelektív filmezésnek nincs létjogosultsága. Egy megyei levéltárnak értelmetlen lenne lemásolni pl. egy minisztérium teljes, iratanyagát, hiszen az ő gyűjtőköre csak a megyehatárig terjed. A baj az ún. tematikus válogatásokkal van, pontosabban akkor, amikor ezek nem tervezettek, átgondoltak, hanem a pillanatnyi feladatokat szem előtt tartva készítették el őket. Ilyenkor — mivel a szelekció tematikája túl szűk volt — sok, még filmezésre érdemes irat marad az érintett levéltári egységben. Mivel a szűk témakör csak kevés kutatót elégít ki, egy idő után szükségszerűen jelentkeznek más kutatók más témakörrel, és rossz esetben újabb válogatások készülnek ugyanabból az egységből. Ilyen esetben szinte törvényszerűek az átfedések, és ha pl. egy adott állagból különböző időpontokban 4—5 válogatás készült különböző szempontok alapján, akkor nagyon nehéz megállapítani, hogy mi van és mi nincs meg az eredeti iratok közül másolatban. Mindez elkerülhető, ha a reprográfiai politika — azaz a hosszútávú tervezés — kialakításánál határozott, világos célkitűzést teszünk, és ha a megvalósítás következetes: az egyik fő eredmény az egységesség és a legfőbb nyertes végül a kutató lesz. Hagyományos, azaz kartotékrendszer esetén az egyes kartonlapoknak lehetőség szerint azonos szintű levéltári egységeket (pl. állagokat) kell képviselniük, és ajánlott rajtuk mindazokat a levéltári szinteket feltüntetni, amelyek megmutatják: a kérdéses állag milyen nagyobb levéltári egységbe (fond, fondcsoport stb.) tartozik. Természetesen szerepelnie kell az állag eredeti törzsszámának is, ha van ilyen, valamint egyéb adatoknak is: évkor, terjedelem (felvételszám), a másolat azonosító száma (raktári száma) stb. Egy-egy karton állandó lesz: minden, az állagba tartozó másolat-gyarapodást vagy -fogyást rá kell vezetni, hogy naprakész legyen. Az intézmény iratanyagát illetően a kartonoknak olyan rendben kell sorakozniuk, ahogyan ezt az őrző levéltár fond- és állagjegyzéke rögzíti. Ter-