Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Körmendy Lajos: A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere / 141–146. o.

A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere 143 mészetesen bonyolultabbá válik az egész rendszer, ha több levéltárról származó másolatból áll a gyűjtemény, különösen, ha sok külföldről származó is van közöttük. Ilyenkor a kartonokat országok szerint, azon belül földrajzi egységenként (tartomány, város) vagy intézménytípusonként (központi levéltárak, megyei levéltárak, városi levéltárak, könyvtárak stb.) ábécé rendben célszerű csoportosítani. A fenti bekezdésben — az egyszerűség kedvéért — mindig állagról beszéltünk, ami nem jelenti azt, hogy a kartonoknak meg kell állniuk ezen a szinten. Ha a gyűjtemény rendeltetése megkívánja, és a körülmények lehetővé teszik, akkor sorozat- vagy tételszintig is le lehet menni. Ennek viszont határt szab a gyűjtemény terjedelme: több ezer állagból álló kollekciónál nem érdemes tovább osztani a nyilvántartási egységeket, mert a kezelés és a karbantartás hatványozottan nehezebb lesz, sokkal inkább érdemes kettéválasztani a visszakereső rendszert: az egyes kartonok egy részletesebb segédletre utalnak, pl. tól-ig raktári számokkal a számrendben sorakozó részletes filmjegyzékre. A jegyzék fix, tartalma, a raktári jelzete nem változik — vagy legalábbis nem tanácsos, hogy változzon —, így az állandó „gondozást" igénylő változó kartonrendszert korlátok között tudjuk tartani. A kartonrendszer ugyan ideális hagyományos eszköz, de kizárólagos léte és használata veszélyekkel jár. Az egyes lapok elvesznek és keverednek, ez szinte törvényszerű, és ha csak erre hagyatkozunk, akkor nagy esélyünk van arra, hogy minden elveszett kartonlappal elveszítsük azokat a másolatokat is — ezek száma lehet akár több százezer —, amelyek a lapon szerepelnek. Ezért biztonsági szempontból érdemes időről időre rögzíteni — pl. egy filmtári fondés állag jegyzékben — a kartonok állapotát, aminek segítségével a nyilvántartási rendszer hibái és hiányosságai kiküszöbölhetők. A levéltári egységek eredeti rendjét tükröző segédletrendszer alapfeltétele annak, hogy az eredeti iratokhoz készült segédleteket integrálhassuk a mi rendszerünkbe. Ha általa a másolt iratok — eredeti jelzetük alapján — egyértelműen azonosíthatók, bármely, az eredeti levéltár anyagához készült index, repertórium, tematikus segédlet használható a kutatásnál, ez pedig nem csekély előnyt jelent! Természetesen nem minden levéltárat elégít ki a fentebb taglalt visszakereső rendszer. Különösen nem azokat az intézményeket, amelyek egy adott témakörre, pl. egy jelentős történeti eseményre vonatkozóan alakítanak ki egy tekintélyes másolatgyűjteményt. (Erre inkább külföldi példákat lehet felhozni: ilyen pl. a jeruzsálemi Yad Vashem Archives, amely kizárólag a zsidóüldözésekről gyűjt anyagot.) Minél szűkebb a tematika, annál kevésbé tudnak támaszkodni a többnyire általános célra készült, és ezért a speciális témára csak kevés adatot tartalmazó, az eredeti iratokhoz tartozó segédletekre, mely iratokból ők általában csak válogatást másoltattak. Ezért elengedhetetlennek tűnik, hogy saját maguk készítsenek tematikus segédleteket, indexeket — természetesen a fentebb tárgyalt állagkartonok mellett. A kartonrendszernél kétségtelenül sokkal ideálisabb a számítógépes feldolgozás: az adatok nem vesznek el, nem keverednek, mint a katalógusban, tetszés szerinti csoportosításban lekérhetők a géptől (persze, ha megvan a megfelelő szoftver), és ugyanúgy naprakészek. Mégis jól meg kell gondolni a gépesítést. Külön a másolatgyűjtemény számára venni egy mikro- vagy személyi számítógépet csak akkor érdemes, ha a gyűjtemény nagyon nagy, és/vagy igen ambiciózus adatfeldolgozó programunk van. A levéltárak többségénél sokkal