Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 2. - KRÓNIKA - Szűcs László: Az európai levéltárosok konferenciája az iratkezelésről és az iratkezelés szervezéséről : Budapest, 1985. ápr. 23–26. / 269–275. o.

Krónika 273 tömegét, másrészt azonban megnövelte az információ-mennyiséget és bonyolultabbá tette az információk egyes tételeinek azonosítását, illetve kiválasztását. Figyelemre méltó volt az is, amit a két technika (mikrofilm és számítógép) konvergálásáról, továbbá a számítógép és a távközlési technológiák konvergációjáról mondott, ami elvezet az elektronikus iroda irányába, ahol a papír, ha nem is szűnik meg teljesen, de teljesen elveszti egyeduralmát. Elmondta, hogy egyes országok levéltári törvénye (Belgium, Magyarország) nem tér ki az új technika által produkált adathordozókra, csak néhány ország (Kanada, Franciaország, Svédország, Svájc, USA) dolgozta ki ezen iratok gondozására vonatkozó előírásait, míg az országok jelentős része külön intézményekre bízta az új adathordozók gondozását. Összegezve megfigyeléseit, M. Roper arra egyrészt utalt, hogy a levéltárosok iratkezelési funkciójukat mindig csak partneri kapcsolatban lesznek képesek gyakorolni; másrészt azt a meggyőződését rögzítette, hogy a levéltárak azon alapvető feladatuknak, hogy a nemzeti történelem, az ország kultúrájának elsődleges forrásokkal való dokumentálását ellássák, csak úgy tudnak eleget tenni, ha az iratok teljes életciklusát figyelemmel kísérik, és integrált megközelítésben hatást gyakorolnak erre. Ilyen alapon a levéltárak iratkezelési feladatait három fokozatba sorolva szólt a lényeges (iratok értékelése, levéltári megőrzésébe való átvétele), a kívánatos (megőrzési és selejtezési tervek elkészítésében, a félig aktuális iratok gondozásában való részvétel) és az egyéb (irattározási, mikrofilmezési, iratkezelési, visszakeresési rendszer kidolgozásában való részvétel) funkciók gyakorlásáról. Mindvégig hangsúlyozta azonban a levéltáros és az ügyintéző, illetve ügykezelő jó személyes kapcsolatának fontosságát. Az előadások nyomán — minthogy ezek szövegét, valamint a 21 nemzeti beszámolót és a 7 esettanulmány szövegét is előre kézhez kapták a résztvevők — széles körű vita bontakozott ki. Külön-külön került sor a két beszámoló megbeszélésére, de ezek szoros egymáshoz kapcsolódása folytán a felszólalások sem különültek el élesen téma szerint. Valamennyi delegáció kifejtette véleményét, egyesek több kérdésben is, összesen 150 körüli felszólalás hangzott el. A felszólalók elsősorban azzal foglalkoztak, hogy a levéltárak miként járulhatnak hozzá az igazgatási szervek növekvő információszükségletének egyre jobb, magasabb szintű kielégítéséhez. így szükségszerűen került előtérbe az irattári terv készítésének, illetve a thezaurus alkalmazásának a kérdése, a hagyományos irattári segédleteknek computerrel való pótlásának lehetősége. Aggályok merültek fel azzal kapcsolatban, hogy több országban a mikrofilmeket, gépi adatfeldolgozásból származó anyagokat, statisztikai dokumentációkat, a titkos kezelésű anyagokat, valamint a vezető személyiségek iratait az általános iratkezelésből kiemelve kezelik, ezek nein szerepelnek az irattári tervben, nem szerepelnek az iratselejtezési jegyzékekben. így ezek a sokszor elsődleges fontosságú anyagok kívül maradnak a történeti értékű iratok megőrzése érdekében tett erőfeszítések hatókörén. Általában egyetértettek a felszólalók az előadók álláspontjával az iratkezelés folyamatában való levéltári részvételt illetően, bár voltak hangsúlyeltolódások: az amerikai, kanadai levéltárosok már az irat keletkezése előtt, a szabályok és a szabványok kialakításában is részt vesznek (és ezt találják kívánatosnak), az európai levéltárosok általában csak az irattári terv készítésétől, illetve az irattárba kerüléstől kezdve tartják szükségesnek az irat sorsának figyelemmel kísérését. Több hozzászóló foglalkozott a közbülső (átmeneti) levéltárral, ami lehetőséget ad a véglevéltár különösebb megterhelése nélkül a levéltárosi befolyás fokozott érvényesítésére, továbbá gazdaságos megoldást nyúj t a modern technika alkalmazására (computeres nyilvántartás), nemcsak lehetőséget ad, de meg is követeli ezt. B tárgyban érdekes volt hallani az amerikai levéltárosoknak a közbülső levéltárak melletti — dollár centekig lemenő kalkulációt magában foglaló — érvelését. A selejtezéseket illető vitában egyöntetű állásfoglalás alakult ki arról, hogy egyrészről az irat, illetve file-képzés, kialakítás módja, mikéntje, másrészről viszont a történeti képzettségű, alkotó gondolkodású levéltáros személye a meghatározó. Nagy érdeklődésre talált a selejtezési szempontok meghatározásának, ezek gyakorlati alkalmazásának a problémája. A modern technika által produkált anyagokkal kapcsolatban különböző nézetek merültek fel, ezek esetleges külön, ilyen jellegű felszereléssel, szakemberekkel rendelkező gyűjtőhelyekben való archiválását illetően. Így megkérdőjelezték egyesek a proveniencia elvének jövőbeli érvényességét is, másrészről elhangzott, hogy a történelmi szemlélet — ós a proveniencia elve ennek integráns része — nem képezheti vita tárgyát; a proveniencia elvéről való lemondás a XIX. századi levéltárosok hibájának megismétlését, és ezen alapvetően történelmi szemléletet igénylő szakma dezorientálását jelentené. Utaltak arra is, 9*