Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 2. - KRÓNIKA - Szűcs László: Az európai levéltárosok konferenciája az iratkezelésről és az iratkezelés szervezéséről : Budapest, 1985. ápr. 23–26. / 269–275. o.

274 Krónika hogy a technikai fejlődés folytán a jelenben végbemenő forma szerinti váltás hasonlítható az írásbeliségnek az agyagtábláról a papírra való áttérésével bekövetkezett nagy változáshoz, amivel azonban a lényeg nem, csak a forma változott meg. A szerteágazó, gondolatokban gazdag kétnapos vita eredményeit a konferencia szövegező bizottsága összefoglalta, és a határozat, illetve a javaslatok előkészítésének célzatával egy elaborátum formájában a kerekasztal-jelleggel megtartott ötödik munkaülés elé terjesztette. Ez a vitaösszegezés megállapította, hogy a levéltáros ugyan általában közvetlenül nincs felhatalmazva arra, hogy az irat és a filé kialakításában részt vegyen, mégis az iratkezeléssel foglalkozó különböző szervek együttesében hovatovább a levéltári hatóság az egyetlen, amelynek szóles körű, mondhatni teljes áttekintése van az intézmények iratkezeléséről; az egyetlen, amely általánosan, összehasonlító módon is vizsgálja a különböző iratlótrehozási ós iratfenntartási gyakorlatokat, és ezen az alapon lehetősége van ezek tökéletesítésére javaslatot tenni. A levéltárosokban vélte felfedezni a vitaösszefoglaló továbbá azokat a szakembereket, akik képesek ellenállni a modern technikával együtt jelentkező csábításnak, ami a papír nélküli iroda illúziójának felkeltésével egyben elveszi az irat hitelességébe vetett bizalmat, bizonytalanná teszi a létrehozott dokumentum tartósságát, a hivatal számára a felelősségtől való menekülésnek az eszközévé válhat. A levéltár szempontjából külön felhívta a figyelmet az integrált információs rendszerek kidolgozásának fontosságára, hiszen — mint jelezte — a médiák szerinti csoportosítás óhatatlanul a fond széttörósóhez vezetne. A levéltáros felelősségéről és előjogairól szólva az összefoglaló is leszögezte, hogy bármily eltérők is az egyes országok ide vonatkozó törvényes előírásai, a levéltárosnak áttekintéssel kell rendelkeznie az adott ország egész irattermeléséről és meghatározott kérdésekben (selejtezés, iratátvétel, az iratok fizikai állapotának ellenőrzése stb.) állásfoglalásának elsőbbséget kell biztosítani. Ráirányította a figyelmet több kérdésre, amelyekről az előző vitában egyesek csak érintőlegesen szóltak: a mikrofilmezésre, a képzés problémájára, a géppel olvasható iratok növekvő tömegére, a levéltárnak az igazgatás olcsóbbá tótele érdekében kifejtendő tevékenységére stb. Úgy vélték a vitát összegező elaborátum szerkesztői, hogy az országok közötti különbségek nem teszik lehetővé egy mindenütt ajánlható modell kidolgozását, de elérhetőnek tartották, hogy kialakítsuk azokat az alapvető követelményeket, amelyek érvényesítésére az iratkezelés terén mindenütt törekedni kell. Végül felvetette a vitaösszefoglaló, hogy a Nemzetközi Levéltári Tanács még 1985 vége előtt hozza létre a kurrens iratok kérdésével foglalkozó állandó bizottságát. Mindezek alapján — és hosszabb, részletekbe menő vita után — került sor az utolsó napon a határozat, illetve az ajánlások megfogalmazására, valamint — újabb vita után — elfogadására. — A konferencia a Nemzetközi Levéltári Tanács munkatervébe ajánlotta felvenni a következő kérdések tanulmányozását: a levéltárosoknak az integrált információs rendszer kifejlesztésébe való bevonása; a proveniencia elvének jelen helyzete és jöbőbeni fejlődése; az életciklus elmélet érvényessége az élő iratok igazgatásában; a miniszterek és magasrangú állami tisztviselők köztevekenysegebol származó iratok tulajdonjogának kérdése; az állami iratok értékelésének kritériumai. — Kívánatosnak nyilvánította a konferencia a levéltárosoknak a következő kérdéseket érintő szabályok kidolgozásába való bevonását: az iratok létrehozása és megőrzése; modern technika (pl. mikrofilm) alkalmazása az iratok létrehozásában; a kormányzati iratokhoz való hozzáférés adminisztrációja. — Szükségesnek nyilvánította a konferencia, hogy a jelenlegi levéltárosképzést felülvizsgálják a levéltáros szakma jelenlegi és jövőbeni igényeinek megfelelően, és hogy hasonló lépéseket tegyünk az irattári személyzet képzése érdekében is. — Javasolta a konferencia, hogy minden országban kezdeményezzék és támogassák a levéltárosok az állami iratkezelés fejlesztését. — A félkurrens iratok őrzésére a konferencia közbülső (átmeneti) levéltárak létesítését ajánlotta. — Fontosnak nyilvánította a határozat, hogy a levéltárosok részt vegyenek a kurrens és félkurrens iratok felügyeletében, a megszűnő szervek iratainak selejtezésében, a levéltári iratátvétel előkészítésében ós lebonyolításában; különösen kiemelte, hogy az iratok sorsa feletti végső döntést a levéltáros számára kell biztosítani. — Kívánatosnak találta a konferencia, hogy az egyes országok iratkezelési helyzetéről készített tájékoztatókat (nemzeti modellek) — az egyes esetekben szükséges naprakésszé tétel után — nyilvánosságra hozza a Nemzetközi Levéltári Tanács. — Javasolta a konferencia a Nemzetközi Levéltári Tanácsnak, hogy a nemzeti