Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 2. - KRÓNIKA - Szűcs László: Az európai levéltárosok konferenciája az iratkezelésről és az iratkezelés szervezéséről : Budapest, 1985. ápr. 23–26. / 269–275. o.

272 Krónika A másik téma előadója, MICHAEL ROPER szintén a közös nyelv meghatározásának nehézségéről szólt előadásának bevezetésében, mivel majdnem mindenütt mást értenek az iratkezelés fogalma alatt. Ezért J. B. Rhoads nyomán összefoglalóan vázolta, hogy az angolszász országokban mit fed ez a fogalom — amiből kiderült, hogy nagyon szélesen vonták meg a határait: beleértik az iratkezelést érintő szabályzatok elkészítését, a nyomtatványok megtervezését és az irodai gépek kiválasztásán, az iratok használatán keresztül a selejtanyag megsemmisítéséig, illetve az érték levéltárba kerülésóig az irat egész életfolyamatát. Az irat életfolyamatába való levéltári beavatkozás mértéke szerint — ugyancsak Rhoads nyomán — négy szintet különböztetett meg. Megállapította, hogy a legtöbb országban a levéltári befolyás leginkább az iratselejtezés, illetve a levéltárba szállítás területén érvényesül, nagyon korlátozott az iratok használata és gondozása tekintetében, s alig terjed ki az iratok létrehozására. Részletesen ismertette az irat életfolyamatába való levéltári beavatkozás módját, jellegét. Ebből kiderült, hogy néhány országban több szerv képviselőiből (így levéltárosokból és történészekből is) összeállított bizottság hagyja jóvá az iratok selejtezéséhez alapul szolgáló jegyzékeket, de nagyon sok országban csak adminisztratíve, illetve formálisan foglalkoznak a kérdéssel. Magának az iratselejtezésnek különböző országokban követett gyakorlatát elemezve leszögezte, hogy ma már nem állja meg a helyét Sir Hilary Jenkinsonnak a háború előtt tett megállapítása, mely szerint a levéltárosnak nem feladata a megőrzésre kerülő iratok kiválogatása. E tekintetben ma már általában a levéltárosé a döntő szó, de több helyen kétlépcsős értékelés alapján döntenek: az első lépcsőben ügyviteli szempontból, míg a második lépcsőben történelmi szempontból mérlegelik az iratokat. Az iratoknak a levéltárba való adása terén kialakult gyakorlatot ismertetve elmondta, hogy egyes országokban (Svájc) 10 év után, másutt 20 — 30 év után (Norvégia, Románia, Svédország, USA, Jugoszlávia, Anglia), és megint másutt 50 év után (Belgium) adják át az iratokat levéltári megőrzésre. Külön kitért a félig aktuális iratok gondozásának problémájára, ezzel kapcsolatban a közbülső levéltárak, iratközpontok szerepére, illetve az egyes szerveknél létrehozott központi irattáraknak — vagy más esetben — a levéltáraknak az iratőrző szerep átvállalásával kifejtett szolgálatára. Elemzéséből kitűnt, hogy több országban, — elsősorban az angolszász, az északeurópai és a szocialista országokban — szerepük van az országos levéltári hatóságoknak az iratkezelési módszerek kimunkálásában, ajánlásában, az iratkezelői káderek kiképzésében, az irattári helyiségek és eljárások ellenőrzésében, — bár ezzel kapcsolatban kétségének is kifejezést adott a jogszabályokban biztosított lehetőségek érvényesülését illetően. E kérdésekre gyakorolt levéltári befolyás korlátainak az okát keresve első helyre tette az alkotmányos, törvényhozási körülményeket, azt, hogy a miniszterek, főhatóságok vezetői igen nagy önállósággal vezetik szakterületüket, amit csak a kabinet főnöke, illetve a minisztertanács közös elhatározása befolyásol — de egy külső szaktestület kevéssé; második helyen azt említette meg, hogy a levéltári törvények meglehetősen általánosan határozzák meg a levéltári hatóság, illetve intézmény iratkezelési feladatait, másrészt — mint megállapította —, nem lenne keresztülvihető, hogy egyetlen központi testület vegye át az iratkezelés felügyeletét, közvetlen irányítását minden területen. Harmadik okként azt említette, hogy az egyes szerveknél az adminisztráció hagyományai erŐsebbek, mintsem ezekbe kívülről határozottan bele lehetnye nyúlni. Végül arra utalt ebben az összefüggésben, hogy a levéltárak korábban alakultak meg, mielőtt elfogadottá vált volna, hogy bármi szerepük van az iratkezelés terén és a passzív szereptől maguk sem szabadulnak könnyen. Érdekes megállapítása volt ezzel összefüggésben, miszerint a legtöbb országban a 70-es évek kezdete körül adtak ki az iratkezelési feladatokat is magukba foglalkó levéltári jogszabályokat, s az országok egyikében sem régebbi az idevágó törvényes előírás 30 évesnél. Ebből arra a következtetésre jutott, hogy a nemzeti levéltárak iratkezelési funkciói az európai régióban még a fejlődés állapotában vannak. Felhívta viszont a figyelmet arra, hogy bármilyen fokon rendezték is ezeket a kérdéseket az egyes országokban, mindenütt szembe kell nézniök a tömeges irattermelés, valamint a modern technika megjelenésének kihívásával. A jelenkori iratok nagy tömegével kapcsolatos problémák leküzdését illetően a 22. Nemzetközi Kerekasztal-konferencia (Bratislava) ajánlásaira utalt (szelektálás szervezése, mikrofilmezés, mintavétel, segédletek fejlesztése stb.). A modern technika megjelenésével kapcsolatos megfigyeléseiről szólva arra utalt, hogy a mikrofilmezés és a számítógép alkalmazása egyrészt csökkentette ugyan az iratok