Levéltári Közlemények, 53. (1982)

Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.

A családi levéltári anyag nyilvántartása 27 Utasítás a nyilvántartás elkészítéséhez A katalógus célja a történeti értékű családi és személyi iratok, fondok és fondtöredékek egységes, országos felmérése és nyilvántartása. Mint országos szintű segédlet szolgálja a levéltári nyilvántartást és a történeti kutatást. Felmérés készítendő a következő Őrzési helyeken: országos levéltárak, területi (állami) levéltárak, szaklevéltárak, közgyűjteményi kézirattárak és magántulajdonban levő védett iratok. A nyilvántartás tárgya a családok vagy személyek által létrehozott minden olyan levéltár, fond, állag, tétel, sorozat - a továbbiakban irategyüttes -, amelyet segédleteink az iratképző család vagy személy nevén önálló egységként tartanak számon. A felmérés a fond- és állagjegyzékek, repertóriumok, illetve más középszintű segédletek alapján történik, és a benne szereplő valamennyi olyan irategyüttesre kiterjed, amely családok vagy személyek fondjának vagy fondtöredékének tekinthető. Nyilvántartásba veendők a családi levéltárak birtokkormányzati szerveinek iratai, valamint a családi levéltárakban kezelt gyűjteményjellegű iratok is (missilisek, vegyes iratok gyűjteménye). Nem levéltári intézményeknél azok az iratok kerülnek felmérésre, amelyek legalább részben levéltári jellegűek. A tisztán irodalmi, művészeti jellegű iratok nem. A nyilvántartás formája előre nyomtatott A/5 nagyságú cédula katalógus. Első fázis: az adatlapok felvétele A nyilvántartás készítésének első menetében minden irategyüttesről külön adatlap készül. Adatlap készítendő a segédletekben szereplő valamennyi, családnév szerint megjelölt irategyüttesről (fond, állag, tétel vagy címzettek szerint rendezett missilis-csoport). Adatlap készítendő azokról az irategyüttesekről is, amelyeknél a család neve csak a családi levéltár egészének vagy nagyobb egységének címében szerepel, de a segédletből nyilvánvaló, hogy e levéltár részei. (Pl. a Festetics család levéltárában a „Vegyes iratok" állag.) Ide értendők a birtokigazgatási, uradalmi iratok is. Az adatokat az adatlapokon a következő rovatokba írjuk: 1. az iratképző család (személy) neve 2. az irategyüttes címe 3. az irategyüttes időköre 4. az irategyüttes terjedelme 5. az irategyüttes őrzési helye 6. az irategyüttes jelzete 7. a felvétel alapja 8. a felvétel időpontja; a felvevő neve 9. megjegyzés. Az adatlapokat a következőképpen töltjük ki: l.A család- (személy-) nevet a felvétel alapjául szolgáló segédletben megadott módon, az ott szereplő alakban írjuk ki. Pl.: Dessewffy család; Apafi Mihály.