Levéltári Közlemények, 53. (1982)

Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.

26 Pap Gáborné 4. A terjedelem többféle módon határozható meg, mivel az őrzés, tárolás módjai még egyazon intézményen belül is különbözőek. Viszonylag egységes mértékünk az iratfolyóméter (rövidítése: ifm). Ezt a mértékegységet fogadjuk el általánosságban a nyilvántartáshoz is. Mivel segédleteink általában fondok és állagok szintjén adják csak meg az ifm terjedelmet, kisebb egységek nyilvántartásba vételénél minden esetben külön meg kell határozni a mennyiségi adatot. Darabszinten kezelt és rendezett iratoknál a terjedelmet is darabszámban kell megadni. 5. Az őrzési hely megnevezése az intézmény hivatalosan használt neve és székhelye (címe), illetve a magántulajdonos teljes neve és lakcíme. 6. A levéltári iratok jelzetelése különböző korokban történt, gyakran bonyolult jelzéstípusokat találunk az iratokon. A nyilvántartás céljára készülő adatlapnak azt a minimumot kell megjelölnie, ami az irat egyértelmű azonosításához, meghatározásához elégséges. Szükség esetén redukálni, egyszerűsíteni kell az irat őrzési helyén használt jeltömeget. Ha más család fondjában (levéltárában) őrzött irategyüttesről van szó, meg kell jelölni azt a fondot (levéltárat) név szerint is, amely a kérdéses iratokat magában foglalja. Pl. Illésházy-iratok az Eszterházy levéltárban, a jelzet: P 108, Rep. 31 - Fase. M —után be kell írni: Esterházy hercegi levéltár. 7. A felvétel alapjául szolgáló segédletet a megfelelő rovatban meg kell nevezni. Célszerű mindenkor az őrző intézmény által a segédletnek adott címet írni, szükség esetén rövidített formában. 8. A felvétel idején azt a dátumot értjük, amikor az adatlap készült. Megjelölendő az év, hó, nap. Ugyanebbe a rovatba kerül a felvevő neve is. A névírásnál az azonosításhoz szükséges teljes névformát meg kell adni, de a lehető legegyszerűbb alakban. 9. A megjegyzés rovata arra szolgál, hogy a felvétellel kapcsolatos minden észrevételt, javaslatot megtegyünk, továbbá a felvevő megítélése szerint minden, a tipikustól eltérő körülményre felhívjuk a figyelmet. Bármelyik adat bármilyen ok miatt az előírásnak megfelelően nem állapítható meg, ezt ugyancsak a megjegyzés rovatban kell jelezni (egységesen, kérdőjellel, a rovat számának feltüntetésével). E) Az adatfelvétel formája az A/5-ös méretű adatlap, előnyomott rovatokkal. A cédulák egy példányban készülnek. * A nyilvántartás készítése két fázisban történik. Az első fázis az adatfelvétel. Ekkor minden felvételi egység külön adatlapra kerül, a családnevek alfabetikus rendjében. A második szakaszban az azonos családneveknél előforduló különböző névírási formákat egységesítjük. Az esetleges variánsokat az elfogadott névforma után zárójelben közöljük; az azonos családnéven szereplő adatlapok adatait összesítjük egy közös adatlapon. E munka elvégzése után a végleges formában átírt és összesített adatlapokat a családnevek betűrendjében központilag kijelölt levéltárban őrzik. Újabb gyarapodások, átrendezések folytán kikülönítésre kerülő családi vagy személyi irategyüttesekről újabb adatlapokat kell készíteni, illetve a meglevőket ki kell egészíteni. A nyilvántartás ezért sohasem tekinthető lezártnak.