Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)
Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.
16 Buzási János más, hasonló jellegű vállalatok tevékenységét vesszük példának. A lényeges tárgyi összefüggések megállapításában és az iratanyag ennek alapján történő csoportosításában semmiesetre sem szabad a rendezési munkát végző személy szubjektív megítélésének korlátlan teret engedni. A tétel mint levéltári fogalom definíciója eléggé világosnak és félreérthetetlennek látszik, alkalmazása mégsem volt mentes a kezdeti nehézségektől és félreértésektől. A tétel lényegét tekintve ugyanazt jelenti a kapitalizmus kori vállalati iratanyag levéltári rendszerében, mint a kapitalizmuskori kormányhatósági, közigazgatási iratanyag rendszerében. Eltérés a kettő között csupán abban van, hogy a közigazgatási iratanyag tételeinek terjedelme igen gyakran meghaladja a raktári egység (csomó) terjedelmét, míg a vállalati iratanyagban megállapítható tételek ennél rendszerint jóval kisebbek. Ez a vállalati ügyintézés és iratkezelés sajátosságaiból ered, de nem jelenti azt, hogy a tétel terjedelme a raktári egység függvénye. Félreértve és a raktári egység fogalmával összekapcsolva a „legkisebb" szót, a valóságos tételt, mivel terjedelme meghaladta az egy csomót, több esetben egyedi ügyekre bontották, és az egyedi ügyeket nevezték el tételeknek. A vállalati iratanyag levéltári rendezésével kapcsolatban általános kívánalom, hogy a fond vagy az állag lehetőleg azonos típusú középszintű levéltári egységekből álljon, vagyis ezek, ha tételeket alakítottunk ki, mindenütt tételek, ha pedig megtartottuk a dossziékat, mindenütt dossziék legyenek. Ezt általában nem könnyű megvalósítani. Nem egy olyan fond és állag van, amelyben a középszintű tárgyi egységekre osztott vagy ilyenekre osztható iratok mellett egyedileg, numerikus rendben irattározott iratok is megtalálhatók. Ilyenek például a már említett jogügyi iratok állagai. Itt, ha azt akarjuk, hogy az egész állag azonos típusú középszintű levéltári egységekből, tételekből álljon, a periratokat át kell rendezni, a közös tárgyi vonásokat mutató perek irataiból kell kialakítani. De ha valamilyen okból lemondunk az átrendezésről, az egyes periratokat nem minősíthetjük önkényesen tételeknek. Ilyenkor bele kell nyugodnunk abba, hogy az állag nemcsak nem azonos típusú, de nem is azonos szintű levéltári egységekből áll össze. Hasonló a helyzet az olyan állagoknál, amelyek tétel- vagy dossziérendszerben kezelt iratok mellett könyv alakú iratok sorozatait tartalmazzák. Ilyen állag például a könyvelőség. Hogy a főkönyvek és egyéb üzleti könyvek gyakran igen terjedelmes sorozatait hogyan lehet, vagy egyáltalán kell-e tételekre osztani, erre nézve még nem született egységes irányelv. Korábbi rendezéseknél gyakran inkább megkerülték a problémát úgy, hogy a könyvelőség könyvsorozatait nem illesztették be az állag dosszié- vagy tételrendszerébe, ezek a könyvek levéltári jelzetet egyáltalán nem is kaptak. Máskor a problémát úgy oldották meg, hogy az egész sorozatot egyúttal tételnek minősítették. Nyilvánvaló azonban ennek a megoldásnak a rendszertani következetlensége. Vannak olyan könyvelőségi könyvsorozatok, amelyek kisebb tárgyi egységekre oszthatók (leltárak, deviza-folyószámlakönyvek stb.), itt a tételeket ezek a kisebb tárgyi egységek alkothatják. Ha üyen tárgyi egységekre osztás nem lehetséges, mint például a főkönyvek esetében, még mindig jobb megoldás, ha az egyes köteteket minősítjük tételnek.
