Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)

Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.

A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái 15 A dosszié a vállalati iratkezelésben leggyakrabban mint elvileg több egyedi ügyet tartalmazó, középszintű irattári egység jelentkezik, és mint levéltári fogalommal is általában ilyen értelemben foglalkozunk vele. Mégis azt kell mondanunk, hogy a levéltárii rendezésben a dossziét, ezt az eredendően irattárolási egységet, nem lehet középszintű levéltári egységként általánosítani. Még kevésbé szabad a levéltári rendezés során, levéltári szempontok alapján kialakított bármilyen szintű egységet dossziénak titulálni. Ha valamely fondban a dossziét mint levéltári egységnek is használható, célszerű irattári egységet megtarthatjuk, tartsuk azt meg a nevével együtt. Ez csak megkönnyíti és gyorsítja a rendezés munkáját. De újkeletű, „modern" fogalomra ne vigyünk át „történelmi" elnevezést. A kapitalizmus kori vállalati iratanyag levéltári rendezését a hatvanas évektől kezdve az egykorú vállalati regisztratúra eredeti szerkezetének helyreállítása mellett egyre inkább jellemzi a regisztratúrák tárgyi rendszerének tökéletesítésére irányuló törekvés, a fondok és állagok megfelelő tárgyi rendezettségének igénye. Ennek a törekvésnek legfontosabb eredménye a vállalati iratanyagban általánosan alkalmazható és egységesen értelmezhető középszintű levéltári egység, a tétel megjelenése. A magyar levéltári terminológia tételnek nevezi a legkisebb közös tárgyú tárgyi egységet. A tételnek három lényeges ismérve van. Az egyik, hogy több egyedi ügyet tartalmaz, a másik, hogy a benne foglalt egyedi ügyeket közös tárgyi jelentés kapcsolja össze, a harmadik, hogy az előbbi két ismérvvel rendelkező középszintű egységek közül a legkisebb, tehát alatta már alsó szintű egységek (egyedi ügyek, iratdarabok stb.) következnek. A tétel a kapitalizmus kori vállalati iratkezelésben ismeretlen fogalom volt, megjelenése a vállalati iratanyagban mindenkor levéltári rendezés eredménye. A levéltári rendezés során többféle módon alkothatunk tételeket. Vannak olyan esetek, amikor a vállalati regisztratúra eredeti rendszerét és egységeit érintetlenül hagyhatjuk, mert a rendszert megfelelőnek ítéljük, a középszintű egységek alsó rétege, a dossziék pedig lényegében azonosak azzal, amit mi tételnek nevezünk. Ilyen meggondolásból éppenséggel elnevezhetjük a levéltári egységet tételnek is. Jobb azonban, ha megmaradunk a dossziénál, mert így érzékeltethetjük, hogy itt érintetlenül hagytunk egy eredeti irattári egységet. Máskor fő vonalaiban ugyancsak megtarthatjuk a vállalati regisztratúra eredeti rendszerét, de azon belül a legkisebb közös tárgyú tárgyi egységeket esetenként több eredeti dosszié összevonásával alakítjuk ki, mert az ugyanazon közös tárgyhoz tartozó iratokat több dosszié tartalmazza. Előfordulhat ennek a fordítottja is, amikor a dossziéban tárgyilag össze nem tartozó iratok vannak. Ebben az esetben a dossziéból kiemeljük a tárgyuk szerint oda nem tartozó iratokat, és ezeket a megfelelő középszintű tárgyi egységhez osztjuk be. Végül, különösen a numerikus rendszerben irattározott vállalati iratanyag tárgyi átrendezése esetében, a tételeket teljesen újonnan alakítjuk ki, és a legcélszerűbb rendben csoportosítjuk. Tárgyi átrendezést akkor hajtunk végre, ha az eredeti irattári rendszer és annak egységei nem felelnek meg a levéltári kutathatóság követelményeinek. Ilyenkor természetesen nem vagyunk tekintettel az iratanyag eredeti rendjére. Valamely vállalati regisztratúra tárgyi átrendezése során annak megítélésében, hogy az egyes iratok között melyek a lényeges tárgyi összefüggések, mindenkor a vállalat tevékenységének elemzéséből indulunk ki. Ha az iratanyag és az irodalom ehhez nem nyújt elegendő támpontot,