Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)
Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.
12 Buzási János 2. Középszintű levéltári egységek kialakítása Sorozat A fondon vagy állagon belül az iratfajták szerint vagy tárgyi alapon szervesen kialakult, illetőleg levéltári rendezés során mesterségesen kialakított nagyobb egységeket sorozatoknak nevezzük. A kapitalizmus kori vállalati iratanyagban megtalálhatók mind az iratfajták szerinti, mind a tárgyi sorozatok, ezenkívül olyanok is, amelyekre az azonos alakiság és a tárgyi rokonság egyaránt jellemző. Tárgyi jelentés nélküli, alaki sorozatokat alkotnak a vezető szervek (közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, felügyelő bizottság) üléseinek jegyzőkönyvei, a körözvények, a kimenő levelek másolatai, 12 valamint - ahol ilyenek vannak — az ügyviteli és az irattári segédletek különböző fajtái. Ezek a vállalat irattárában kialakult, egykorú sorozatok. Tárgyi jelentéssel bíró alaki sorozatot a vállalati iratkezelésben nagyon sokfélét ismerünk. Ilyeneket alkotnak például a részvénykönyvek, cégjegyzési címpéldányok, az igazgatóság közgyűlési jelentései egy-egy üzleti évről (zárszámadások), ügyviteli szabályzatok, személyi dossziék, személyi nyilvántartó lapok és kartonok, illetményjegyzékek és bérlisták, nyugdíjtörzskönyvek, beruházási, termelési és kereskedelmi kimutatások, biztosítási előbecslések, leltárak, mérlegek és mérlegmellékletek, főkönyvek, főkönyvi naplók, főkönyvi mutatók, pénztárnaplók, folyószámlakönyvek, rovancskönyvek. Az ilyen jellegű sorozatok általában ugyancsak a vállalat irattárában alakultak ki. A kizárólag tárgyi rokonság alapján keletkezett sorozatok rendszerint levéltári rendezés eredményei. Előfordulhat, hogy a tárgy szerinti csoportosítás a vállalati irattárban nagy vonalakban már kialakult, a levéltári rendezés ezt legfeljebb szükség szerint helyesbíti és végső formába önti. A sorozatok tárgyi alapon való kialakítása magasabb és alacsonyabb rendű sorozatok rendszerét eredményezheti. A Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara pénzügyi osztályának állagát a rendezés során tárgyi alapon a következő sorozatokra osztották: adóügyek, hitelügyek, hites revizorok ügyei, egyéb pénzügyek. Ezeken belül alacsonyabb rendű sorozatokat nem alakítottak ki. Ennél sokkal összetettebb a Magyar Általános Kőszénbánya Rt. titkársági állagának szerkezete. A tárgyi alapon kialakított sorozatok némelyike (kartellügyek, ipari érdekképviseletek és egyesületek ügyei, leányvállalatok és érdekeltségek) alsorozatokra oszlik, majd ezek ismét alsorozatokra. A leányvállalatok és érdekeltségek sorozatán belül például a Tatai Szén- és Brikettárusító Rt. alsorozata a következő, még alacsonyabb rendű alsorozatokból áll: közgyűlési, igazgatósági, felügyelő bizottsági, jogügyi, személyzeti, széneladási és könyvelési iratok. 13 A jogügyi iratok, amelyek maguk is egy alsorozat alsorozatai, még kisebb alsorozatokra bomlanak: perek, iparhatósági engedélyek, adóügyi iratok. I2 A vállalati írásbeli ügyintézésben a XIX. század végétől általában ezek helyettesítették a levelfogalmazvanyokat. Gyakran készült belőlük több, olykor fölös példány is. A levéltári rendezés során mindenkor arra kell törekedni, hogy ezek a fölösleges másodpéldányok könnyen selejtezne tők legyenek. 13 Az anyavállalatok irattáraiba bevont és ott a titkárság (bankoknál ipari titkárság, ipari osztály) iratai között vagy az okmánytárban elhelyezett leányvállalati és érdekeltségi iratanyag szerkezete általában a fondok állagszerkezetét tükrözi, csak persze alacsonyabb, sorozat vagy alsorozat szinten. Az ilyen szerkezet kialakítására a levéltári rendezésben tudatosan törekszünk, mert hasonló jellegű iratanyag számára célszerűbb tárgyi rendszert jelenleg nem ismerünk.
