Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)
Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.
A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái 13 A tárgyi jellegű sorozatok kialakításának első és legfontosabb célja, hogy megkönnyítse a fond vagy az állag tárgyi áttekintését. Ezért a fondot vagy az állagot a rendezés során csak ott tagoljuk tárgyi jellegű sorozatokra, ahol ezt az iratanyag nagyobb terjedelme indokolja. De bármilyen nagy terjedelmű iratanyag esetén sem célszerű ezt a vertikális tagolást a végtelenségig folytatni, mert ez bizonyos határon túl már inkább csökkenti az iratanyag áttekinthetőségét ahelyett, hogy elősegítené. Azt, hogy a fondon vagy az állagon belül a következő szintű levéltári egység sorozat-e vagy sem, nem mindig könnyű eldönteni, következésképpen eddigi rendezéseink e tekintetben nem mindig egyöntetűek. Az iratfajta azonossága vagy a tárgyi rokonság alapján kialakult olyan levéltári egységek, mint például a különböző vezető és ellenőrző szervek ülésjegyzőkönyvei, az ügyviteli és irattári segédletek, zárszámadó közgyűlési jelentések, személyi dossziék, mérlegek stb. magukon viselik a sorozat lényeges ismérvét. Azt lehetne javasolni, hogy ezeket általában tekintsük sorozatoknak, a mennyiségüktől függetlenül. Bizonyos esetekben azonban, bár egy rendszer úgy tökéletes, ha minden eleme a funkciójának megfelelő helyen van, ennek következetes végigvitele a fond vagy az állag túlzott vertikális tagolásához vezetne. A sorozat a fondnak vagy az állagnak nem nélkülözhetetlen eleme. Mint láttuk, ez többnyire azt jelenti, hogy a kis terjedelmű fondokat vagy állagokat nem feltétlenül szükséges tárgyi jellegű sorozatokra tagolni. De jelenti azt is, hogy ugyanazon a fondon vagy állagon belül lehetnek sorozatokba illő iratok, és lehetnek olyanok is, amelyek között sem alaki azonosság, sem tárgyi rokonság nincs, ezért nem vonhatók össze semmiféle sorozatba. Rendszerünk aligha lenne tökéletesebb azzal, ha ezeket mondvacsinált sorozatokba próbálnánk erőszakolni. Dosszié és tétel A kapitalizmus kori magyarországi vállalatok viszonylag korán, már a XIX. század végén felhagytak az iratok iktatásával, az ügyiratok kialakításával és az ügyiraton alapuló irattározással. Egyes nagyobb, elsősorban állami vállalatoknál az ilyen rendszerű iratkezelés valamivel tovább élt, ez azonban kivételnek tekinthető. A vállalatoknál általában nem készítettek irattári segédleteket sem, ehelyett magukat az iratokat csoportosították olyan rendszerben, amelyet a vállalat számára létfontosságú operatív ügyintézésre a legalkalmasabbnak ítéltek. A kapitalizmus kori vállalati iratkezelés Magyarországon legáltalánosabban alkalmazott és levéltári gyakorlatunkban is legismertebb egysége a dosszié. 14 Dosszié alatt az esetek többségében középszintű irattári egységet kell értenünk, vagyis olyan egységet, amely nem egyetlen konkrét ügy, hanem több közös tárgyú egyedi ügy iratainak összességével azonos. Ilyen dossziékban gyűjtötték például a vállalat adminisztratív vezető szervének (vezérigazgatóság, ügyvezető igazgatóság vagy titkárság) és különböző egyéb 1 4 A dossziétól csupán külső alajukban, esetleg terjedelmükben térnek el különböző egyéb irattároló eszközök, iratgyűjtők, iratrendezők stb. Azonos rendeltetésüknél fogva azonban mint irattári egységek, a dossziéval azonos elbírálás alá esnek, ezért külön nem is foglalkozunk velük. A levéltári rendezés során egyébként ezeket a tárolóeszközöket anyagvédelmi okokból el is kell távolítani.
