Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)
Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.
A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái 11 iratkezelése több ízben ment át jelentős változáson. Bonyolítja a helyzetet, hogy az iratkezelés és az irattározás nem mindig a szervezeti felépítéssel összhangban változott. 1914 előtt a bányaigazgatósági apparátusban még nincsenek határozottan elkülönült szervezeti egységek (osztályok), az iratokat központilag iktatták, és iktatószámok rendjében, központilag irattározták. A bányaművek három bányakerülete (pécsi, szabolcsi és vasasi) a saját iratait külön kezelte. Az 1914. évi nagyszabású rekonstrukcióval egyidejűleg gyökeresen megreformálták az irattározást is, amennyiben az iratokat ezentúl ügykörökre, azokon belül pedig kisebb tárgyi egységekre tagolva irattározták. Az irattározásnak ez a rendszere csak emlékeztet valamelyest az ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egységek rendszerére, de annak nem irattári tükörképe. Az 1914 utáni irattár római számmal jelölt főegységeibe nem csupán egy-egy szervezeti egység iratai kerültek. A főegységeket tárgyi alapon nem lehetett állagoknak minősíteni, mert tárgyuk léptennyomon ölelkezik. Ez az irattári rendszer következetlenségei és egyéb tökéletlenségei miatt nem lehetett állagok kialakításának kiinduló pontja. Az irattározásnak ez a rendszere 1935-ig állt fenn. Ettől kezdve az irattár szerkezete az ügyintéző funkcióval felruházott, különálló iratkezelést folytató szervezeti egységek rendszerét követi. A fond rendezése során az iratkezelési sajátosságok alapján állagnak minősítettük az 1914 előtti általános iratokat. A tárgyi rendszerben irattározott 1914—1935 közötti iratokat funkcionális alapon az 1935-ben megállapított szervezeti egységek állagaiba osztottuk be, annál is inkább, mivel ezek a szervezeti egységek, kisebb-nagyobb módosításokkal, lényegében már 1914 óta működtek. Abban, hogy a vállalati fondot állagokra bontjuk-e, szerepet játszik a mennyiségi elv 11 is. A mennyiségi elv alkalmazásának szükségessége két esetben merülhet fel. Ha a vállalat fondja töredékesen maradt fenn, és mindössze egyetlen ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egység iratait tartalmazza, nem tekintjük állagnak akkor sem, ha egyébként az állag kritériumainak megfelel és a terjedelme is elég nagy. Ilyen például a Juta- és Kenderipar Rt. közel nyolc folyóméter terjedelmű fondja, amely úgyszólván kizárólag illetményjegyzékeket tartalmaz. Itt a mennyiség elvét viszonylagosan alkalmaztuk. A másik eset, amikor a fond abszolút értelemben kis terjedelmű. A fél folyóméternél kisebb terjedelmű fondokat nem bontjuk állagokra akkor sem, ha a fondképző ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egységeinek rendszerét több-kevesebb teljességgel tükrözik. Akad persze példa a korábbi rendezési gyakorlatban arra is, hogy 20—30 folyócentiméter terjedelmű fondokat indokolatlanul állagokra bontottak, pedig itt az egyes szervezeti egységek iratanyaga legfeljebb alacsonyabb szintű levéltári egységekre elegendő. 11 A hazai levéltárelméletben először Ember Győző fogalmazta meg a mennyiség elvét Levéltári terminológiai lexikon című, egyelőre kéziratban levő munkájában.
