Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Scholz Tamás: A levéltári anyagvédelem kérdései / 515–523. o.

516 Scholz Tamás a normák gyakorlati alkalmazását az új irodaépületek tervezésénél, illetve a régiek átépítésénél De gondoskodni kellene arról is, hogy az Új Magyar Központi Levéltár külső osztályának keretei között műszaki ellenőrzés is folyjék, ezzel is biztosítva a minimális műszaki feltételek kialakítását az irat-létrehozó szerveknél. S ha már a levéltári anyag épülethez kötődő tennivalóit soroljuk, nem szabad megfeledkezni a levéltári épületekről sem. Reálisan felmérve a jelenlegi helyzetet, nem sok új levéltári épület építésével számolhatunk (Budapest Főváros Levéltára), — de többször sor kerülhet régi, más célokat szolgáló épület átépítésére (pl. Új Magyar Központi Levéltár). Ezért szükséges lenne ilyen átépítések normáit kidolgozni, melyek biztosíthatnák a tárolás célszerűségén túl a levéltári szempontok érvényre jutását is. De ismerve megyei levéltáraink épülethelyzetét, olyan átfogó tervek elkészítése is szükséges, mely a jelenlegi épületek felújítását volna hivatva szolgálni. Ha csak a Baranya megyei Levéltárra, vagy a Heves megyei Levéltár szigeteletlen épületeire gondolunk, akkor világos, hogy a meglevő épületek utólagos víz-szigetelésének kérdései alapvetően határozzák meg az anyag biztonságát. Azonban az irattári helyiségek és levéltári épületek állapotának megjavítása nem meríti ki azokat a feladatokat, melyeket ma már világosan látunk. Komoly befolyást kell tudni gyakorolni az egész ügyvitelre, beleértve annak mielőbbi komoly fejlesztését, mert a társadalmi igények e téren igen gyorsan nőnek, és megteremtődtek ma már azok a műszaki feltételek is, melyek az újabb irathordozó anyagok széles körű alkalmazását lehetővé teszik. Gondolok itt pl. a mikrofilm-programra, mely ma már alkalmas nemcsak a levéltári anyag biztonsági céljainak kielégítésére, hanem mint azt az NDK példa mutatja, az egész ügyvitel modernizálására. Ilyen törekvések nálunk is vannak, de ezek jelenleg zömmel csak megnövelik az alkalmazó szervek feladatait és nem egyszerűsítenek, hanem amíg az eredeti anyagot minden körülmények között meg kell őrizniük, csak bonyolítják az ügyvitelt. E téren reális feltétel, hogy a keletkező anyag egy jelentős részét ne a maga valójában kelljen megőrizni, hanem gyorsabb információt, fegyelmezettebb ügyvitelt és kisebb tároló helyiséget igénylő irathordozót lehessen alkalmazni. Erre jelenleg a mikrofilm alkalmas. Azonban a hazai joggyakorlat és levéltári gyakorlat jelenleg nem segíti elő a lényegesen gazdaságosabb és termelékenyebb modern irathordozók elterjedését. Ezért ki kellene dolgozni olyan törvénytervezetet, mely lehetővé teszi a mikrofilmet iratként alkalmazni. Ez megköveteli, hogy a szocialista kori levéltári anyag mennyiségét, melyet mindenképp a maga valójában kell megőrizni, pontosan és jól határozzuk meg. NDK-ban pl. ezt a mennyiséget a keletkező iratanyag mintegy 3%-ára becsülik. A többi iratanyag jelentős részét elég mikrofilmen megőrizni. Nyilván a mikrofilmet csak akkor van értelme alkalmazni, ha az iratanyag legalább három évig „éP. Az ennél rövidebb életű iratról nincs értelme mikrofilmet készíteni, hacsak a vállalati szervezet azt nem igényli. Ha felmérjük ezeket a mennyiségeket, meghatározható az a technikai felszerelés szükséglet, anyagszükséglet és munkaerőszükséglet, mely az új programot biztosítja. Nyilvánvaló, hogy a nagyobb beruházást igénylő mikrofilmprogramtól az ügyvitelben jelentős adminisztratív munkaerő felszabadulást várhatunk, és a kettő kölcsönösen kiegyenlítheti egymást, nem beszélve a gyors információ igen nagy előnyéről. Természetesen ebben a kérdében igen lényeges lenne, hogy a KGST-országok közösen alakítsák ki ilyen vonatkozású feladataikat, érvényesítve a gazdasági integrációból fakadó előnyöket. Ugyanakkor a papíron megőrzendő levéltári anyag részére olyan irathordozót és írószereket kell szabványszinten biztosítani, amely lehetővé teszi hosszú idejű megőrzésüket. Ez is leggazdaságosabban a KGST lehetőségek ki-