Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)
Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.
Közigazgatásunk p olgári kori ügyviteli és iratk ezelési módszereinek kialakulása 485 A beérkezett iratok kezelésének fent leírt módja némileg eltér attól, amit a megyei és járási hatóságok számára készített tervezetében Swieceny javasolt. Ez utóbbi szerint az iktató a beadványt beiktatás után az irattárosnak adja át, aki azt még aznap köteles a mutatóba bevezetni és utána a referensnek átadni. Az feljegyzi, s ha szükséges, az iratot visszaadja az irattárosnak, az előiratok szerelése végett. Az előiratok szerelése a mutatókönyv alapján történik. A Swiéceny-féle tervezetben nincs szó az iktatókönyv kéthetenkénti lezárásáról, az elintézetlen iratok számjegyzékéről, s egyebekről. A Hauer-féle utasítás nagyobb precizitást követélt meg. Igaz, hogy a mutatózás eszerint nem az iktatás napján, hanem félhavonként történt, ez azonban az előiratok szerelésénél nem okozhatott különösebb nehézségeket. 2. Az ügydarabok elintézése. A döntéseket a Bach-kori közigazgatásban az egyszemélyi felelősség elvének megfelelően a hivatali előljáró, vagy távollétében helyettese hozta. Tanácsülésekről, tanácsülési jegyzőkönyvekről a Hauer-féle utasításban egyáltalában nem esik szó. A megyehatóságok ülésjegyzőkönyv-sorozatai az új „közigazgatási rendezettel" megszakadtak. Az utasítás mindenekelőtt a gyors elintézést követelte meg. „Sürgetős ügyek azonnal elintézendők, a többiek közül azok, melyekhez alárendelt hatóságok értesítvénye, nyilatkozványa kívántatik meg, intézvények, s hasonlók 3 nap alatt, terjedelmesebb ügydarabok pedig hivatalhozi beérkezésök után 8 nap alatt elintézendők." (16. §.) Magának az elintézésnek a szabályozása csupán a formális kérdésekre szorítkozik. „Rendszerint minden ügydarab elintézésének fogalmazása egy hosszában összehajtott ívre, vagy csekélyebb kiterjedésűeknél félívre felteendő, s e fogalmazat magával a beadvánnyal, mellékleteivel, s a netalán használt előiratokkal együtt a hivatali előljáró elébe terjesztendő helybenhagyás végett; ki abban ítélete szerinti célszerű változtatásokat tesz, s azután azt nevének és a napszámnak odaírása által helybenhagyja." A fogalmazatokra felül „a baloldalon jegyezendő a beérkezés napja, s a beadvány száma, azután következik annak előadása, minő hatóságtól, minő szám és kelet alatt érkezett, valamint a netalán szükséges vonatkozási szám, melynek teljesítése tekintetéből történt az ügydarab beadása". „Az ív jobboldalára jön az elintézés alakjának megnevezése (vajon végzés, irat, rendelet, tudósítás-e), azon hatóság vagy személy neve, kihez intéztetik, s azután maga a fogalmazati tervezet, melyet a fogalmazónak a kelet feljegyzésével együtt alá kell írni." (17. §.) Az utasítás az elintézési módokat az alábbiakban szabályozza: „Végzések alárendelt hivataloknak, hivatalnokoknak, személyeknek adatnak, — ezen alak választatik, midőn még előleges hivatalos tudósítások kívántatnak meg, melyeknek, megtehetésére a beadvány megolvasása szükségesnek mutatkozik, vagy ha különben nem találtatik szükségesnek a beadványt a hivatalban visszatartani. Rendeletek hasonlólag alárendelt hivatalokhoz, hivatalnokokhoz vagy felekhez adatnak ki, akkor, midőn a beadvány, azaz maga a benyújtott ügydarab a hivatalnál visszatartatik. Izenetek egyrendű hivatalokhoz és hatóságokhoz intéztetnek. Az iratok levél alakjában adatnak ki, és a hivatali elöljárók személyéhez (nem magához a hivatalhoz) intéztetnek. , Tudósítások felsőbb hatóságokhoz küldetnek, s ezekre kívülről röviden tartalmuk is feljegyzendő.
