Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása 463 Tanulmányunkban nem térhetünk ki a késő feudális kori ügyvitel részletes elemzésére, fejlődéstörténetének alapos vizsgálatára. Mindössze az ekkor bevezetett új manipuláció néhány főbb vonását kívánjuk felvázolni, azokat az újításokat, amelyek a polgári kori ügykezelés számára használható, a korszakváltás során maradandónak bizonyuló elemeket tartalmaztak. 1. Az iktatás. Az iktatásnak — abban a formájában, ahogyan azt a magyarországi kormányszékek gyakorlatában 1770 táján bevezették, s ahogyan az több kísérleti periódus után az 1860-as években a törvényhatóságok gyakorlatában is általánossá vált — lényege a. hivatalhoz, érkezett beadványoknak (és a hivatalból kezdeményezett intézkedéseknek) olyan nyilvántartása, amely az egyes ügydarabok sorsát létrejöttüktől kezdve végleges elintézésükig, tehát a kimenő iratok (kiadványtisztázatok) elküldéséig, a visszamaradok (beadványok és elintézésfogalmazatok) irattárba helyezéséig nyomon követi. A nyilvántartásnak ez a módja a beadványt s annak elintézését (a hivatalban maradó fogalmazványt és annak kimenő tisztázatát) szoros egységbe tartozónak tekinti és azonos számmal látja el. Az ilyen módon való iktatás bevezetése mélyreható változást vont maga után az egész hivatali dokumentációs rendszerben, regisztratúra-formáló tényezővé vált. Az iktatás kötelezővé tétele a kormányszékek számára a „manipulatio nova" egyik lényeges vonása. Ezt követően szervezték meg a kormányszékek harmadik segédhivatalaként azok iktatóhivatalait. Ezt megelőzően történtek ugyan helyenként olyan kezdeményezések, amelyek az iktatás kezdetleges formáinak tekinthetők, szorosabb értelemben vett iktatásról azonban nem beszélhetünk. A magyar kamaránál, ahol már 1720 óta vezettek egy ún. „protocollum domesticum"-ot, abban csak a bizottsági előkészítés nélkül, egyenesen a tanácsülés elé kerülő beadványokat tartották nyilván, iktatószámuk azoknak sincsen. Az első tulajdonképpeni iktatókönyvet, protocollum exhibitorum-ot a helytartótanácsnál fektették fel, 1769-ben. Ennek a kormány hatóságnak a működése adott Bécsben a legtöbb elégedetlenségre okot. A helytartótanács lanyhának mutatkozott az ügyek intézésében, az udvarból érkezett resolutiok ellen gyakran nyújtott be olyan repraesentatiot, amit Bécsben alaptalannak ítéltek meg, gyenge, rosszul kidolgozott véleményeket terjesztett fel a hozzá leküldött tervekről, javaslatokról, nem mutatott igyekezetet a királyi rendeleteknek az országban való végrehajtása terén, nem kezdeményezett reformokat és nem gondoskodott az ilyenekhez szükséges munkálatok elvégzéséről. Mária Terézia ezért javaslatot kért Albert szász-tescheni herceg, magyarországi kormányzótól arra nézve, hogyan lehetne a helytartótanács használhatatlan tanácsosait kevesebb, de a feladatokra alkalmas személyekkel pótolni, a tanács ügykezelését pedig meggyorsítani. Albert a maga javaslatait a helytartótanács négy legszorgalmasabb és legtehetségesebb tanácsosának meghallgatása után készítette el. Jellemző, hogy a négy tanácsos egyike sem került ki a főrangúak közül, valamennyien köznemesek voltak. A javaslatok között szerepelt az iktatás bevezetése, az ügyintézés megjavítása és meggyorsítása érdekében, s a bizottsági ügyintézés kiküszöbölése.

1 1 Országos Levéltár (a továbbiakban: OL), A 1. (Magyar kancelláriai levéltár, Magyar királyi kancellária regisztratúrája, Originales referadae) 1769. No." 33. — A kancellária 1786. december 5-én terjesztette fel az uralkodóhoz a maga véleményes jelentését a helytartótanács munkájának megjavítása érdekében teendő intézkedésekről. Ehhez mellékelte Albert szász herceg, magyarországi helytartónak Balogh László, Herlein Ferenc, Győry Ferenc és Kvassay József tanácsosok meghallgatása után készített javaslatait, annak mellékletével, a négy tanácsoshoz intézett elnöki levél másolatával együtt. Ez utóbbiban Albert ismertette a helytartótanács működése ellen Bécsben felmerült