Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Lőrincz Zsuzsa: Iratkezelés – levéltáros szemmel / 359–365. o.

IRATKEZELÉS — LEVÉLTÁROS SZEMMEL A levéltárak Janus-arca korunkban egyre nyilvánvalóbbá válik. A tegnap még nagy vitája, igazgatási feladatok ellátása vagy tudományos munka az idő közreműködő segítségével szinte megoldottnak látszik. Az államigazgatás ma nem az az igazgatás, ami tegnap volt és nem az, ami holnap lesz. Ma az iratkezelés és az ügyintézés az ügyviteli munka egységében kell hogy összeforrjon, fel kell hogy használja a technika minden vívmányát ahhoz, hogy a fennálló nehézségeket leküzdje. Az az irattömeg, ami ma termelődik, nem kezelhető a régi módszerekkel, hanem tudományosan megalapozott, előre elkészített terv szerint annak érdekében, hogy az ügyvitelt szolgálni tudja. Ha ez a tervszerűség, ez a céltudatos tervezés hiányzik, akkor nem valósítható meg a cél sem, a minden zökkenéstől mentes ügyvitel. . Ma már mindenki előtt világos, hogy úrrá kell lennünk az irattömegen, amelyet saját magunk termelünk, el kell igazodnunk benne. Ahhoz, hogy eligazodjunk, meg kell tanulnunk ésszerűen rendszerezni és szelektálni is. Űj tudomány fejlődött ki, a szervezéstudomány és világos, hogy ennek segítségével az államigazgatás területén és a gazdasági életben meg lehet valósítani a szakszerű ügyvitelt is. Az a tegnapi kérdés tehát, hogy tudomány vagy igazgatás nem állítható szembe egymással, mert tudomány alatt nemcsak a történettudományt kell értenünk., Inkább úgy vetődik fel a kérdés, hogy igazgatástudomány, államigazgatás és történettudomány az, amire szükségünk van. Egyet kell tehát érteni Ember Győzővel, amikor azt fejtegeti a levéltári hivatásról szóló cikkében

1

, hogy jó levéltáros csak az lehet, aki jó történész és jó irattáros egyben. És jó levéltár csak az lehet, amelyik ellátja a jó irattár feladatait, de nem feledkezik meg a történettudomány műveléséről sem. Ezeket az elveket rögzíti, ennek a szükségletnek a kielégítését szolgálja tulajdonképpen az 1969. 27-es törvényerejű rendelet. Az ok és okozat ebben az esetben összekapcsolódik. Nagyrészt a nagymértékű irattermelés tette szükségessé az új törvényt, és ez írja elő a levéltárak további feladatait is. 20—25 évvel ezelőtt még magyarázni kellett volna, miért szükséges a levéltárak ilyen mértékű befolyása az igazgatásra. Ma már ez csak azok előtt nem világos, akik mind az államigazgatástól, mind a gazdasági élettől távol állnak. Az intézmények, vállalatok a kiutat keresik, a hogyan és merre kérdésre keresik a választ. A nagyméretű irattermelésre csak egy példát. Egyetlen és nem is a legnagyobb külkereskedelmi vállalatunk évi iktatott iratforgalma 220 000. 1948-ban a Kereskedelem és Szövetkezetügyi Minisztérium egész évi iratforgalma 38 ezer, 1949-ben 36 ezer volt. 1 Ember Győző: Levéltári rendeltetés — Levéltárosi hivatás. Levéltári Közlemények 1969. 1. sz. 3. old.