Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Lőrincz Zsuzsa: Iratkezelés – levéltáros szemmel / 359–365. o.

360 Lőrincz Zsuzsa A vállalatok, az intézmények tehát várják a segítséget problémáik megoldásánál, de egyelőre nem tudják, hogy hol keressék a hozzáértő embert. Szervező irodáink nem jutottak el még odáig, hogy ezekkel a kérdésekkel szakszerűen foglalkozzanak. Tapasztalatunk az, hogy saját iratkezelési rendszerük kialakítását sem tudják önállóan megoldani. Joggal szegezhetné valaki szembe azt az állítást, hogy mindez csak gyakorlati kérdés; a ma problémája, ami hellyel-közzel pénzzel és előrelátással majd kiküszöbölhető lesz. Nézzük talán az elvet. Miért foglalkozzon a levéltár igazgatási és szervezési kérdésekkel? Csak azért, mert erre az igazgatásnak és a gazdasági életnek szüksége van? Nyugodtan állíthatjuk, hogy ezért is. Nem kell szégyellni, hogy ott segítjük az államigazgatást és a gazdálkodást, ahol tudjuk és amivel tudjuk. De nézzük a levéltárak szempontjából ugyanezt a kérdést. Ha elfogadtuk Ember Győző állítását, hogy jó levéltáros csak az lehet, aki jó történész és jó irattáros és ugyanezt vonatkoztattuk a levéltárakra is, akkor nézzük meg azt is, hogy miért és miből vontuk le ezt a következtetést. A levéltárak eddig azt az iratanyagot vették át, amit a szervek átadtak. Minden rendszer, minden előretervezés nélkül. Úgy selejteztek a felszabadulás előtt, ahogy akartak, történeti értékű irataiknak egy része be sem kerülhetett a levéltárakba, mert ezt korábban már megsemmisítették (vonatkozik ez, sajnos, a felszabadulás utáni iratokra is egészen a 45/1958-as Kormányrendelet megjelenéséig). Vitathatatlan az az állítás, hogy nem mindegy a levéltáraknak, hogy milyen anyag kerül raktáraikba és milyen menynyiségben, mi marad meg a történetírás számára és mit lehet később majd feldolgozni és itt jutottunk el az élő iratkezelésig. Szabályozni kell az irat születését és ezzel elérni, hogy a történeti értékű iratok nagy része megmeneküljön a pusztulástól. Ezeket az elveket szolgálja a már említett levéltári törvény is, és most legyen szabad ennek az igen jelentős törvényerejű rendeletnek azt a részét kiragadni, ami az előző levéltári törvényektől leginkább megkülönbözteti, a levéltárak és az irattárak kapcsolatáról szóló részt. I. Az új levéltári törvény szükségességéről és jelentőségéről az előbbiekben szó volt. Közel 5 év után meg kellene vizsgálni most, hogy gyakorlati megvalósítása hogyan történt, hogy töltötte be feladatát. Ebből a rendkívül szerteágazó kérdéscsoportból egyetlen egyet szeretnék csak kiragadni, az iratkezelési szabályzatok elkészítését. A törvényerejű rendelet és annak végrehajtására megjelent kormányrendelet előírja minden szerv számára iratkezelési szabályzat készítését. Ennek határidejéül 1971. január 1-et jelölte meg. Ezt később módosították 1972. január l-re. Ma, 1974 elején, minden minisztérium, az alája tartozó országos szervek, a Minisztertanács alá közvetlenül tartozó szervek (egy-két kivétellel: MRT, Országos Vízügyi Hivatal) elkészítették iratkezelési szabályzatukat. A kormányrendelet szabad kezet adott a szerveknek iratkezelési rendszerük kiválasztásánál, tehát lényegében megengedte, hogy olyan iratkezelési módszert válasszanak, amely megítélésük szerint leginkább megfelel szervezetüknek és olyan iktatási formát kövessenek, amely eddig bevált gyakorlatukban. Az iratkezelési szabályzatok szerves része az irattári terv, amely lehetővé teszi, hogy már az ügyvitel során ügykörönként csoportosítsák az anyagot. Szűcs László