Levéltári Közlemények, 41. (1970)

Levéltári Közlemények, 41. (1970) 2. - Ember Győző: Levéltári feladatok az új levéltári törvény után / 199–212. o.

Levéltári feladatok az új levéltári törvény után 203 Az iratkezeléssel való foglalkozás tudományos felkészültséget igényel a levéltárosok részéről. A levéltáraknak, ha az új levéltári törvényben foglalt kötelességüknek megfelelő felkészültséggel akarnak eleget tenni, az igazgatástudománnyal, az írásbeli igazgatás tudományával is foglalkozniuk kell. Bár ismételten tévednék, amikor azt mondom, hogy erre irányuló szándéknak kevés nyomát látom. Levéltárainknak — akár tetszik az egyes levéltárosoknak, akár nem — számolniuk kell azzal a ténnyel, hogy kettős alapjellegű munkájukban az igazgatási jelleg jelentősen megerősödött, ami a tudományos jelleg viszonylagos gyengülésével jár együtt. Ugyanakkor számolniok kell azzal a ténnyel is, hogy tudományos jellegű munkájukat bővíteniök kell, ki kell terjeszteniük az igazgatástudomány, közelebbről az írásbeli igazgatás tudományának alkotó művelésére is. Levéltárosaink a tudomány alkotó művelését ez ideig csak a történettudomány területén tartották szükségesnek. Az új feladatokkal bővült levéltári munka megkívánja, hogy az igazgatástudományt is alkotóan műveljék. Míg tehát az új levéltári törvény következtében kialakuló új helyzetben a levéltári munka igazgatási jellege erősödik, addig tudományos jellege is gazdagodik, több irányúvá, több színűvé válik. Nem hiszem, hogy ez a levéltári munka kárára lesz. A levéltári munkának, a levéltári feladatoknak a fentiekben vázolt módosulása, jelentős mérvű bővülése olyan időpontban, olyan helyzetben találja levéltáraink túlnyomó részét, amikor még nem oldották meg — mondjuk így — hagyományos levéltári feladataiknak jelentős részét. Pedig e feladatok alól az új levéltári törvény nem mentesíti őket, sőt azoknak mind mennyiségileg, mind minőségileg igényesebb elvégzését írja számukra elő. Levéltáraink technikai gondjaira, melyeken enyhíteni a levéltári anyag biztonsága érdekében alapvető feladatuk, csak utalok ez alkalommal. Nem foglalkozom részletesebben azzal sem, hogy mit kellene még tenniök anyaguk használhatósága érdekében. A teljes anyagnak előbb csupán az irattári rendet nem módosító középszintű rendezettsége, majd utóbb a kutatás igényeinek meg nem felelő irattári rend módosításával kialakított megfelelő középszintű rendezettsége, továbbá fond- és állagjegyzékekkel, alapleltárakkal és repertóriumokkal vagy áttekintő raktári jegyzékekkel való ellátása — minden levéltár számára alapkövetelmény. Sajnálatos tény, de számolni kell vele, hogy ennek az alapkövetelménynek a megvalósulását a levéltárak megnövekedett igazgatási feladatai lassítani fogják.

6 Ennek minden, a levéltári anyag minél jobb használhatóságához fűződő érdek, nem legyen tőlem, hogy ezeket az intézkedéseket kicsinyeljem. Mégis úgy gondolom, hogy többre lenne szükség. Hozzá kellene fogni az iratkezelés, illetve az írásbeli ügyvitel kézikönyvének elkészítéséhez, legalábbis néhány döntő fontosságú iratkezelési, illetve írásbeli ügyviteli kérdés tisztázásához. Csak néhányat említek. Szükség van-e iktatásra, minden szervnél szükség van-e reá? Szükség van-e előadói ívekre, minden szervnél szükség van-e rájuk? Szükség van-é mutatóra, minden szervnél szükség van-e reá? Milyen legyen az irattározás, központi, vagy pedig szervezeti egységek szerinti? Hogyan kell kezelni a tervanyagot? Lehet-e és kell-e a filmezést az írásbeli ügyvitel szolgálatába állítani? stb., stb. —Ilyen és hasonló kérdésekről előadásokat kellene rendezni, cikkeket íratni a levéltári folyóiratok számára. 6 Csak abban az esetben nem következik be ez a lassulás, ha a levéltárak elég új státushelyet és megfelelő személyeket kapnak a megnövekedett igazgatási feladatok elvégzésére.