Levéltári Közlemények, 40. (1969)
Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Ember Győző: Levéltári rendeltetés – levéltárosi hivatás / 3–20. o.
Levéltári rendeltetés — levéltárosi hivatás 13 oknak minősülnek. A non-current record-okat pedig folyamatosan átadják a szövetségi iratközpontoknak, a Federal Records Center-eknek. A központi irattározást tehát magasabb szinten valósítják meg. Nem az egyes szervek számára külön-külön, hanem valamennyi szerv részére közösen szerveznek központi irattárakat. Az ilyen jellegű iratközpontok gondolata más országokban is felmerült, meg is valósult. Legnagyobb méretűvé és legteljesebbé azonban az Egyesült Államokban fejlesztették ki az iratközpontok hálózatát. Tanulmányutam során levéltári tekintetben a Federal Records Center-ek tették reám a legnagyobb hatást, váltották ki belőlem a legnagyobb csodálatot. Életemben volt alkalmam több nagy levéltári épületet, levéltári raktárát látni. Olyan gigászi raktárakat azonban, mint a Maryland állambeli Suitlandben 1966-ban felépült Federal Records Center raktárai, ahol a szövetségi kormány központi, többnyire Washingtonban működő szerveinek jelenleg már közel 4 millió köbláb mennyiségű iratait tárolják, másutt még nem láttam. Némi tájékoztatásul az Egyesült Államok irattermésére szolgáljanak az alábbi adatok. A szövetségi kormány központi és területi szerveinél évente kb. 4.5 millió köbláb anyag keletkezik. Ebből 3.75 millió köblábot még a szerveknél kiselejteznek, 0.75 millió köbláb kerül — már keletkezése után 2—3 év elteltével — a Federal Records Centerekbe, Itt bizonyos idő elteltével még tovább selejtezik az iratokat. Az egész termésnek csupán kb. 5%-a, azaz kb. 225.000 köbláb maradandó értékű, kerül végleges levéltári őrizetbe. Összehasonlításul szolgáljon, hogy a mi régebbi, nagyobb alakú, 39x24 cm nagyságú iratcsomóinkból 2,16 jelent egy köblábat, az újabb, kisebb alakú, 30 X 21 cm nagyságúakból pedig 3,21. A nagyobb iratcsomóinkból 1 fm 4,63 köbláb, a kisebbekből 1 fm csupán 3,11 köbláb. Az Egyesült Államok levéltáraiban általában olyan dobozokban őrzik az iratokat, amelyek kb. a mi kisebb iratcsomóinknak felelnek meg, amelyekbe egyharmad köbláb mennyiségű iratanyag fér. A Federal Records Center-ekben nagyobb dobozokat használnak, amelyekben egy köbláb helyezhető el. További tájékoztatásul szolgáljon, hogy 1966-ban a szövetségi kormányszervek által azideig termelt, még meglevő iratanyag mennyisége 25,7 millió köbláb volt. Ebből 15,8 millió még a szerveknél volt, 9 millió a Federal Records Center-ekben és 0,9 millió a National Archives központi épületében. A levéltár épületében levő mennyiség kb. 280.000 fm-nek felelt meg, a Federal Records Center-ekben levő pedig e mennyiség tízszeresének, kb 2,8 millió folyóméternek. E számok — úgy vélem — eléggé érzékeltetik az írásbeli munka és az iratkezelés jelentőségét, eléggé megmagyarázzák, hogy miért volt szükség az írásbeli munka és az iratkezelés jobbá tételére igénybe venni a levéltárakat, hogy miért lett a National Archives-пек a levéltári rendeltetés mellett második, talán még a levéltárinál is fontosabb rendeltetése az irat-szolgálat, a nevébe is bekerült Records Service. Ez a második, irat-szolgálati rendeltetése határozza meg a National Archives helyét a szövetségi kormányszervek szervezeti hierarchiájában. Nem a tudományos, nem a művelődésügyi, hanem az igazgatási szervek közé tartozik. Közelebbről annak a General Services Administration nevű, — magyarul ez kb. azt jelenti, hogy Általános Szolgálati Igazgatóság — közvetlenül az elnöktől függő szervnek van alárendelve, amelyhez rajta kívül még 4 más szerv is tartozik. Legyen elég ezek közül csak egyet említeni, a Public Buildings Service-t, amely a kormányszervek épületeinek az ügyeivel foglalkozik. A fentiekben röviden vázolt kettős rendeltetés, az ebből következő feladatok
