Levéltári Közlemények, 39. (1968)
Levéltári Közlemények, 39. (1968) 2. - Borsa Iván: Mikrofilm publikáció : forráspublikáció mikrofilmen / 177–197. o.
182 Borsa Iván Mint látni fogjuk, a mikrofilm publikáció részére történő felvételezés magasabb követelményekkel jár, mint a biztonsági jellegű filmezés. Minthogy a biztonsági filmezésnél fennforgó követelmények a mikrofilm publikációs filmezésnél is kivétel nélkül fennállnak, a mikrofilm publikáció részére történő felvételezés maradéktalanul ki tudja elégíteni a mindkét biztonsági filmezéssel szemben támasztott igényeket is. Ez azt jelenti, hogy a mikrofilm publikáció részére készített negatív és a levéltár saját használatára készített pozitív film minden tekintetben betölti a biztonsági film mindkét funkcióját, vagyis alkalmas arra, hogy használata révén az eredeti levéltári anyagot ne kelljen rongálódásnak kitenni (preservation), s ha az eredeti levéltári anyag valamilyen oknál fogva elpusztulna, átmentse a kutatás számára az elpusztult iratanyag adatait (security). A legnagyobb méretű mikrofilm publikációs tevékenységet az >azt meghonosító washingtoni National Archives fejti ki. Az itt kialakított módszerek 12 és gyakorlat megismerésével lehet legjobban megismerni a levéltári mikrofilmezésnek ezt az új ágát. A National Archives által őrzött iratanyag terjedelmét kb. 900 000 köblábra teszik. Ennek az anyagnak nem egészen 3 százaléka van mikrofilmen. Az 1%5-ben elfogadott 10 éves mikrofilmezési program szerint további 30 000 köbláb iratanyagot kell mikrofilmre venni, ami kb. 60 000 darab, átlagban 100 láb (30,48 méter) filmet tartalmazó tekercset jelent. Ezek az adatok azt mutatják, bogy a mikrofilmezendő fondok, állagok, sorozatok kiválasztása körültekintő munkát igényel. A mikrofilm publikáció részére történő kiválasztáshoz a National Archives munkautasítása több irányelvet ad. Ezek egy része a kutatás segítését, másik része pedig a gazdaságosságot tartja szem előtt. Amikor arra hívja fel a figyelmet, hogy olyan iratanyag filmezését kell előnyben részesíteni, amely minél több tudományágnak nyújt segítséget, egyszersmind arra is rámutat, hogy figyelemmel kell lenni arra is, hogy hasonló állagok mikrofilm publikációjából hány példányt adtak el. A kutatás szempontjából adott kiválasztási irányelvek még: az iratanyag értéke mennyiségéhez viszonyítva nagy legyen; többségében ne legyen már publikált; az összefüggő állagok (pl. bejövő és kimenő levelezés) egyszerre kerüljenek filmre; az állag lehetőleg legyen lezárt, mert új növedéket utólag hozzáfilmezni igen nehézkes; ne vegyenek filmre olyan anyagot, amelynek kutatása bármely szempontból korlátozott; az anyag legyen megfelelően rendezett, illetőleg ne igényeljen olyan fokú rendezést, hogy az jelentékenyen megdrágítsa a filmezést. A gazdaságosság szempontjából azt tartja jó választásnak, ha 10 év alatt legalább 5 pozitív másolatot el lehet adni. 13 A filmezésre kiválasztott állagnak, sorozatnak tökéletesen rendezettnek kell lennie, de ez a rend a felvételezéskor változtatható a film jobb használhatósága érdekében. Így pl. az indexeket, lajstromokat és más segédleteket mindig annak az anyagnak az elején kell filmre venni, amelyre vonatkoznak. Ennek az elvnek következetes érvényesítése érdekében az egyes kötetekhez készített, s a kötet végén levő indexet is a kötet előtt kell filmre venni. (A köteten belül esetleg előforduló rendellenességgel nem kell törődni.) Az irat hátlapján levő számok, jelzetek az irat előtt filmezendők, a mellékleteket pedig közvetlen az alapirat után kell felvenni. Esetleges másolatokat el kell távolítani vagy jelölni kell, nehogy filmre kerüljenek. Ha elkülöníthető módon értéktelen anyag is van az iratok között, azok filmezéskor mellőzendők, de minden kihagyást megfelelően (bevezetőben vagy utalólappal) jelezni kell. Igen 12 A mikrofilm publikáció előkészítésével belső munkautasítás foglalkozik, The National Archives. Staff Information Papers No. 19. The Preparation of Records for Publication on Microfilm. July 1951. 13 1967 októberében a washingtoni National Archives fotólaboratóriumában találomra megnéztem egy pozitivelésre váró dobozt. A filmtekercs az USA mexikói követei jelentéseinek egy részét tartalmazta. A doboz oldalán 6 év alatt elhelyezett 31 keletbélyegző volt látható, ami azt jelenti, hogy a tekercsről 6 év alatt 31 másolat készült. Ez esetben az elért példányszám tízszerese volt a kívánatosként megjelöltnek.
