Levéltári Közlemények, 39. (1968)
Levéltári Közlemények, 39. (1968) 2. - Borsa Iván: Mikrofilm publikáció : forráspublikáció mikrofilmen / 177–197. o.
Mikrofilm publikáció 185 érdekes az iratanyagban található nyomtatott művekkel kapcsolatos irányelv. Eszerint olyan nyomtatott szöveget, amely bármely könyvtárban könnyen hozzáférhető, nem kell felvételezni. Ha a nyomtatvány az iratanyaggal szoros szerves kapcsolatban van (pl. újságkivágás), természetesen filmre kell venni. Különösen kell figyelni azonban olyan nyomtatott kiadványokra, amelyek a szerzői jog védelme alatt állnak, mert ezek mikrofilm publikációba nem kerülhetnek be. Filmezésük ugyanis sérti a szerzői jogot. A washingtoni National Archives ez ideig több száz mikrofilm publikációt készített. Ezeket a publikációkat törzsszámmal látják el. (A törzsszám egy betűből — M vagy T — és egy sorszámból áll.) Hogy hol kell megvonni egy publikáció határát, vagyis hogy egy fond, állag, sorozat vagy még kisebb levéltári egység-e egy mikrofilm publikáció anyaga, a Levéltár munkautasításában nem találunk irányelveket. Sőt, ha a mikrofilm publikációk árjegyzékéből 1 " próbálunk erre a kérdésre választ kapni, azt legfeljebb így fogalmazhatjuk meg: akár a fond, akár bármely kisebb levéltári egység, egészen a kisebb-nagyobb tárgyi egységekig lemenőén lehet egy mikrofilm publikáció anyaga. így pl. teljes fondot ölel fel az M—247-es számú mikrofilm publikáció. Papers of the Continental Con gress 1774—1789, 204 tekercs, ára 948 dollár. — Állagszintűnek tekinthetjük a Post Office Department levéltárában őrzött "Letters Sent by the Postmaster General, 1789—1836" című, M—601-es jelű kiadványt. (50 tekercs, 150 dollár.) — A "Records of the Adjutant General's office" című fondón belül levő "Compiled Service Records" című állag (?) iratanyaga háborúk szerint van csoportosítva. A polgárháború iratain belül két alsorozat van: Union Soldiers és Confederate Soldiers. Ezeken belül az iratok államok szerint tagolódnak, s minden egyes államra vonatkozó iratok önálló mikrofilm publikáció alapjai. így azután minimális méretű publikációk is keletkeztek. Pl. "Union Soldiers, Georgia" (M—385) egyetlen tekercs, s ára 1 dollár. Bizonyára a kiadványok könnyebb árusításának lehetősége kívánta meg az előkészítésnek egy sajátos, előttünk eleddig ismeretlen szakaszát. A filmezésre előkészített levéltári anyagot ugyanis a filmezés megkezdése előtt olyan egységekbe kell osztani, hogy a felvételek egy tekercsre rúgjanak. Egy tekercs film hossza 100 láb (30,48 méter), de természetesen nem lehet a levéltári anyagot úgy tagolni, hogy se több, se kevesebb felvételt ne tartalmazzon, mint amennyi egy filmtekercsre az esetenként szükséges kicsinyítés mellett felvehető. A munkautasítás ezért 20 százalékos eltérést mindkét irányban lehetségesnek tart, vagyis a fílmtári tekercsek hossza — az előírások szerint — 80 és 120 láb között mozoghat. Ä gyakorlatban a 120 láb valóban felső határ, mert az orsók ennél több filmet nem tudnak befogadni, az alsó határ azonban gyakran a 80 láb alá száll, ami a tagoláskor jelentkező nehézségekből ered. Az irányelvek szerint ugyanis időrendezett anyag esetében tekercs véget kialakítani év, negyedév vagy hónap végén kell, alfabetikusán rendezett iratok esetében pedig az egyes betűk között. Ezenkívül egybekötött vagy tárgyilag együtt tartott iratokat (case files) sem lehet úgy felvételezni, hogy eléjük az egyik tekercs végére, s folytatásuk a másik tekercs elejére jusson. Vonatkozik ez egy kötet névmutatójára is, amelynek feltétlenül ugyanabba a tekercsbe kell kerülnie, amelyben a kötet többi része van. Ezek a kívánalmak azt jelentik, hogy az előkészítés során meg kell állapítani, hogy az állag filmjei a tárolás során hány (különböző hosszúságú) tekercsre fognak a filmtárban oszlani. Ennek érdekében az iratanyagot olyan csoportokba kell osztani, hogy egy csoportba mintegy 1200—1500 oldal kerüljön. Általában ennyi felvétel fér el egy tekercsre. Az oldalszám attól a körülménytől függ, hogy milyen az irat mérete, vagyis milyen kicsinyítési mértéket kell a felvételezőnek alkalmazni, amikor a 35 mm-es perforálatlan filmre a filmszélekre merőlegesen elhelyezett iratot felvételezi. Kihat továbbá a felvételszámra az is, hogy az iratanyagot egy oldalasán kell felvételezni vagy pedig a méret és a beírási mód kétoldalas felvételezést lehetővé tesz-e. A. felvételszám megállapítását és az iratanyag tagolását, az irat méretét és a kicsinyítés arányát számításba vevő táblázat mutatja. A felvételezés a tárolástól eltérően mindig 100 láb hosszú filmre történik. A felvételezőnek gondosan figyelnie kell az előkészítés során elkészített tagolásra. E tagolás filmen történő későbbi végrehajtása érdekében minden egység végén üres filmet (néhány felvétel helyét) kell hagynia, majd a következő — egyelőre még csak elméletben meglevő — tekercs számát 14 Ez a tagolás az előkészítő munka vonatkozásában bizonyos mértékben hasonlít a Magyar Országos Levéltár gyakorlatában közel két évtizede meghonosított ún. címeléshez. A címelés a nagy terjedelmű állag tagolását kívánja biztosítani, s nem kötet jellegű anyag esetén általában a 30 méteres tekercset igyekszik kisebb részekre bontani.
