Levéltári Közlemények, 38. (1967)
Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.
152 Szűcs László iratanyag elhelyezése.' Alig van szerv, amelynek iratkezelési rendszere az e téren jelentkező igényekre figyelemmel van. III. Rátérve most már mindezek után az iratkezelési kérdések terén reánk váró feladatokra, azt mondhatjuk, hogy ezek az elmondottakból következnek. Az elsősorbani igény: az intézmények hatáskörének pontos körülhatározása és ezek szervezeti tagolódásának tiszta ügykörökre való felépítése. Ez az a követelmény, ami a bürokrácia kiküszöbölésének is egyik alapvető feltétele s ami az ügyköröket követő jó iratkezelési rendszer megteremtésének alapja. Ennek megvalósításához egyébként talán sohasem jártunk olyan közel, mint napjainkban. Az új gazdasági mechanizmus bevezetésével párhuzamosan megvalósítandó új állami, igazgatási mechanizmus kidolgozása során az illetékesek különös gondot fordítanak a különböző kérdésekben való döntések optimális helyének megkeresésére és meghatározására. Abba a kedvező helyzetbe kerülhetünk tehát, hogy nem az új iratkezelési rendszer hatásától kell várnunk az ügykörök átrendeződését, hanem eleve egy újonnan, jól meghatározott ügykörbeosztásra építhetjük az új iratkezelési rendszert. Ezzel tulajdonképpen már a következő feladatot is érintettem, azt, hogy a különböző szerveknek ügyköreihez igazodó iratkezelési rendszert kell megvalósítaniuk. El kell érni, tehát, hogy az alkalmazásra kerülő iratkezelési rendszer messzemenően szolgálja a gyors és pontos tájékozódás igényeit — anélkül, természetesen, hogy a biztonságos megőrzés szempontjait veszélyeztetnénk. Az ügykörök alapján kialakítandó iratcsoportokat úgy kell létrehozni, hogy ezek lehetővé tegyék a feleslegessé váló iratok gyors és könnyű kiselejtezését. A tájékozódás érdekét biztosítandó el kell érni, hogy a szerveknél szervezeti egységenként létesítenek irattárakat, melyek az általuk létrehozott iratanyagot hosszabb időn át őriznék. Ez természetesen nem jelenthetné a központi irattárak felszámolását. Az ügyeket jól csoportosító, az ügyvitel segítésére alkalmas iratanyagnak azonban az eddigi gyakorlathoz képest hosszabb időn át az ügyvitel közvetlen közelében a helye. A központi irattárnak viszont az ügyvitel mindennapját szolgáló szerelőhivatal szerepéből ki kell lépnie s fokozatosan a szerv memóriaközpontjának a szerepét kell betöltenie. Azaz, az adott szerv dokumentációs központjává kell válnia. Továbbra is az ügyvitelt kell tehát hoszszú időn át szolgálnia, de más módon, mint az osztályirattáraknak. Így találhatná meg a helyét, igazi szerepét a hosszú idő óta meglehetősen lebecsült és önbizalmát vesztett ügykezelési, irattári része és személyzete az intézményeknek. Ehhez járul, hogy követelményként kellene felállítani a kezelői, irattári személyzet felkészültségének állandó emelését. Végül, de nem utolsósorban pedig, tanulva a legmodernebb, országosan kötelezően előírt iratkezelési rendszerek bevezetésére irányuló törekvések kudarcából, követelményként kell felállítani, hogy az e téren végrehajtandó változtatásokkal rendkívül körültekintően kell eljárni. Messzemenően figyelembe kell venni a jelenlegi iratkezelői, irattári személyzet felkészültségét, a kialakult gyakorlatot, de nem utolsósorban az előadók, az érdemi ügyintézők ismereteit is.
