Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

Iratkezelési problémák 153 Ez az utolsónak említett szempont veti fel azt a kérdést, hogy milyen módszert kell választani a mindenképp szükséges reformok keresztülvitelénél? Elképzelhető ugyanis az, hogy a jelenlegi helyzet gondos felmérése alapján az intézményeket az általuk alkalmazott- iratkezelési rendszer fejlettsége szempontjából több csoportba soroljuk — s csoportonként dolgozzuk ki a fejlesztés lépcsőfokait, ütemét. Elképzelhető viszont az is, hogy általában azonos szintre hozva a különböző iratkezelési rendszert alkalmazó intézményeket, együtt s egyszerre fejlesszük tovább iratkezelésüket. Az elsőnek említett módszer esetén a következő módon járhatnánk el: A szervek jelentős s legtöbb feladatot adó részénél a központi iktatást decentralizálni kellene, a sorszámos iktatás alapszámos válfaját kellene mindenütt bevezetni, ahol még erre a fokozatra sem jutottak el. A szervek azon részénél, ahol alapszámos, vagy alszámos iktatást alkalmaznak, de irattáruk a tételbeosztást nem ismeri, az egyes alapszámokat, illetve alszámokat állandó számokká kellene előléptetni, olyan módon, hogy ezek idővel egy-egy ügycsoportnak megfelelő tárgyi tételévé válhassanak. Azoknál a szerveknél pedig, ahol tételrendszert alkalmaznak már az irattárban, biztosítani kellene ennek a visszahatását az iktatásra. El kellene érni, hogy tételeknek megfelelő csoportokként — és idővel ne a főosztály, vagy osztály irodáján, hanem az ügy előadójánál — iktassanak. Ugyanezeknél a szerveknél, ugyanebbe az irányba törekedve el kellene érni, hogy az irattárban ne évenként újrakezdődő sorozatban kezeljék az adott szervezeti egység tételekben elhelyezett iratait, hanem tárgyi tételenként, idővel pedig ügycsoportonként, és ezen belül év, azaz időrendben legyének az iratok. Ezzel az úttal szemben éppen napjainkban, az új gazdasági, illetve állami igazgatási mechanizmus előkészítése s közeli megvalósítása túlságosan nagy csábítást jelent az iratkezelési kérdéseknek egy, a lehetőségekkel, körülményekkel messzemenően számoló, de mégis országosan nagyjából egyöntetű, határozott lépéssel való előbbrevitelére. Ennek a kínálkozó lehetőségnek engedve, a levéltárosok széles körű közreműködésével dolgoztatta ki a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya az iratkezelés szabályozásának országosain egységes irányelveit. Ezek az irányelvek az iratkezelés leglényegesebb kérdéseinek országosan egyöntetű szabályozása mellett tág teret hagynak a helyi lehetőségek, igények figyelembevételének, érvényesítésének. Lehetőséget kínálnak arra, hogy a megadott alapelveken, kereteken belül az egyes intézmények lépésről-lépésre haladva valósítsák meg akár a legmodernebb iratkezelési rendszert. Az irányelvek legfontosabb tétele az, amely az iratkezelés kérdésének gondozását — amely kérdés eddig hosszú idő óta teljesen gazdátlan volt — egyértelműen a művelődésügyi miniszterre, illetve ennek levéltári szakszervére ruházza, továbbá felsőbb szinten e kérdés irányítását a miniszterekre, alsóbb szinten pedig az egyes intézmények vezetőire ruházza. Az egységes, központi irányítás, fejlesztés biztosítása mellett hangsúlyozzák az irányelvek, hogy „az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy az iratok a szerv rendeltetésszerű működését, feladatának eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését szolgálják". Ennek érdekében biztosítanak az irányelvek a központi irányítás mellett tág teret az iratkezeléssel szemben helyileg, az egyes szerveknél jelentkező igények kielégítésének, 2 Levéltáti Közlemények #