Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

148 Szűcs László A két mezőgazdasági, országos hatáskörű irányító szerv közül az egyiknél szervezeti egységenként egységes, a másiknál különböző iktatási rendszert alkalmaznak. Az egyik esetében központi, a másiknál decentralizált az iktatás. Mindkét esetben alapszámos iratkezelési rendszert alkalmaznak. Az egyik szervnél azonban, ettől eltérően az egyes osztályokon alszámos iktatást is alkalmaznak. Mindkét szervnél egyébként központi irattár van. Az egyik szerv irattárában csak az alapszámok sorrendjében, a másik szervnél azonban szervezeti egységenként csoportosítva, s ezen belül az alapszámok, illetve a főszámok sorrendjében vannak elhelyezve az iratok. A négy közlekedési, országos hatáskörű irányító szervnél azt tapasztaljuk, hogy két szervnél egységes, kettőnél pedig szervezeti egységenként különböző az iratkezelés. Az iktatási rendszert tekintve, három szervnél központi iktatás van és csak egy szerv iktat decentralizáltan. Meg kell azonban említeni, hogy az egyik, egyébként központi iktatást alkalmazó szerv kilenc fajta iratot különkülön könyvbe iktat. Mind a négy szervnél alapszámos iktatási rendszert alkalmaznak. Csupán egyetlen szervnél van, az alapszámos iktatás mellett alszámos iktatás is. Az irattározás mind a négy szervnél központilag történik. Két szerv bármiféle tagolódás figyelembevétele nélkül, pusztán az alapszámok növekvő rendjében kezeli az iratait, egy szervezeti egységek szerinti tagolódásban s ezeken belül az alapszámok sorrendjében, egy pedig a szervezeti egységek szerinti tagolódáson belül bizonyos tárgyi tételbeosztást is ismer s az alapszámok sorrendje csak ez után következik. Meg kell itt említenem, hogy egy további szerv is ismeri a tárgyi tételbeosztást, ezt az ügyiratain fel is tünteti, az iratokat mégis, ezek figyelembevétele nélkül csupán az alapszámok sorrendjében irattározza. A megvizsgált tíz külkereskedelmi vállalatnál nyolc helyen teljesen egységes iratkezelési rendszert alkalmaznak s csak két vállalatnál van egyes osztályokon eltérő gyakorlat. Mind a tíz vállalat központilag iktat, mégpedig folyószámos iktatási rendszer szerint. Négy vállalatnál a központi iktatás egyben azt is jelenti, hogy ugyanannak a számsornak a fblyószámaival látják el válogatás nélkül minden szervezeti egység iratát, hat vállalatnál viszont osztályonként külön könyvekbe, külön számkereten iktatják az egyes osztályok iratait. Ugyanez a hat vállalat külön iktatja a kimenő és a beérkező leveleket. Az ügyirat tehát még iratváltás szinten sem alakulhat ki. Kilenc vállalatnál központilag s csak egy vállalatnál történik osztályonként az irattározás. Ettől függetlenül további három vállalatnál is egyes iratfajtákat az osztályokon őriznek meg s ezek nem is kerülnék a központi irattárba. Az irattározási rendszer mind a tíz vállalatnál bizonyos tételbeosztásra épül: osztályonként különválasztva, ezen belül országonként, majd további tagolódásként, levelező partnerenként helyezkednek el az iratok az irattárban. A fentiekben már említett hat vállalat az irattárban is külön sorozatban kezeli a kimenő és külön sorozatban a bejövő iratokat és a levelezőpartnerek szerinti csoportosítás csak ezeken a sorozatokon belül érvényesül. A két belkereskedelmi vállalat minden szervezeti egységénél teljesen egységes iratkezelési rendszer van. Az iktatás mindkét vállalatnál decentralizáltan történik. Az egyik vállalatnál külön iktatják a beérkező és külön a kimenő leveleket. Ez utóbbi vállalatnál sorszámos, a másik vállalatnál pedig alapszámos iktatási rendszert alkalmaznak. Az egyik vállalatnál központilag, a másiknál