Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

Iratkezelési problémák 149 viszont osztályonként irattároznak. Az irattározás rendszere mindkét vállalatnál követi a szervezeti felépítést, azaz szervezeti egységenként tagolja elsősorban az iratokat. Ezen belül mindkét szerv tételbeosztást alkalmaz. Az ,a vállalat, amelyik a beérkező és kimenő iratokat külön iktatja, az irattárában is, szervezeti egységenként két ennek megfelelő sorozatba helyezi el az iratait s ennél, miként a külkereskedelmi vállalatoknál, a tételbeosztás levelező partnereknek megfelelő csoportokat jelent. . A négy bank-intézmény közül kettőnél szervezeti egységenként eltérő, kettőnél viszont egységes iratkezelési rendszert alkalmaznak. Két intézménynél központi iktatás van, egynél decentralizált, egy intézménynél viszont egyáltalán nincs iktatás. Ez az utóbbi kirívó eset egyébként nem egyedülálló a pénzintézetek gyakorlatában. A megvizsgált négy bank közül még további kettőnél fordul elő, hogy az iratok egy részének iktatása mellett, meglehetősen nagy mennyiségű iratanyagot, több iratfajtát egyáltalán nem iktatnak, mivel ezek adatai a számviteli nyilvántartásban rögzítésre kerülnek s többszörös nyilvántartásuk felesleges. Az említett esetben is csupán arról van szó, hogy az egész létrejövő iratanyagot a számviteli nyilvántartási rendszerbe építik be, illetve ami ebbe nem illik, azt is ennek mintájára kezelik. Azoknál az intézményeknél, ahol iktatás van, sorszámosan iktatnak. Az egyik intézmény jogi osztályán azonban lajstromos iktatás van. Mind a négy szervnél központilag irattároznak. Az irattári rendszer ugyancsak mind a négy szervnél figyelembe veszi a szervezeti tagolódást, tehát az egyes osztályok iratait elkülönítve helyezik el, ezen belül pedig három szervnél tárgyi tételeknek megfelelő iratcsoportokban kezelik az iratokat, egynél viszont az iktatószámok sorrendjében. Ez utóbbi szervnél azonban bizonyos, egyébként nagy számú iratot iratfajtánként külön sorozatokban helyezik el. Ha végül a három minisztériumi kutatóintézetet nézzük, azt látjuk, hogy ezek közül kettő iratkezelése szervezeti egységenként teljesen egységes, egynél viszont osztályonként különböző iratkezelési rendszert alkalmaznak. Az iktatás kettőnél történik osztályonként, egynél pedig központilag. Mind a háromnál alapszámos iktatási rendszert alkalmaznak, azonban emellett az egyik szervnek az egyik osztályán csoportszámos iktatást használnak. Két szervnél központi irattár van, az egyiknél csak osztályonként irattároznak. Az irattári rendszer két szervnél figyelembe veszi az osztálytagolódást és ezen belül vannak az iratok az alapszámok sorrendjében elhelyezve. Egy szerv iratai azonban bármiféle tagolódás figyelembevétele nélkül az alapszámok, sorrendjében helyezkednek el a központi irattárban. összegezve mindezekután a tapasztaltakat, a következő kimutatást állíthatjuk össze az ötven szerv iratkezelési gyakorlatáról: Egységes az iratkezelés: j 35 szervnél különböző az iratkezelés: 15 „