Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

142 Szűcs László korábban is óriási problémát jelentő s egyre nagyobb tömegben létrejövő rövid ideig értékes, egyébként felesleges iratok kiselejtezését. Az e téren fennálló lehetőségeket azonban általában még most sem aknázták ki, mivel túlságosan csak a tájékozódási igényeknek igyekeztek elébemenni s nem fordítottak elegendő figyelmet a selejtezés kérdésére. Ezért ezt a kérdést általában nem is az iratkezelés részeként, hanem külön problémaként tárgyalták az irodalomban és szabályozták a rendelkezésekben. Egyébként a modern iratkezelési törekvések már jelzett fő szempontja következtében tolódtak háttérbe a megőrzési követelmény szempontjai: Az iratoknak a jó áttekinthetőség érdekében történt kisebb és nagyobb tárgyi egységekbe sorolása szinte lehetetlenné tette az egyes iratok megbízható számbavételét. A gyors tárgyi tájékozódás lehetőségének megteremtése mellett, ami óriási eredménynek könyvelhető el, tehát jelentős hátrányai is vannak e modern iratkezelési rendszereknek. Legproblematikusabb közös jellemzőjük mégis az, hogy az iratkezelés, az iratok csoportosításának útján tulajdonképpen az előadók, ezeken túl az ügyosztályok, végső soron pedig az intézmények tiszta profilú ügyköreinek kialakítását akarták előmozdítani. Ezt a célt pedig . pusztán csak ilyen eszközökkel nem lehet elérni. Ha mármost azt nézzük, hogy az iratkezelési kérdések története Magyarországon hogyan alakult, akkor azt láthatjuk, hogy ez lényegében a nemzetközi, az európai fejlődés útját járta. Egy vonatkozásban mégis lényeges különbség mutatkozik a nemzetközi és a magyar fejlődés összevetésekor. Ez pedig az időbeli, fejlődési, fázisbeli lemaradás. Amíg pl. az ügyirategység Nyugat Európában már a XVI. sz.-ban jelentkezik, Magyarországon csak a XVIII. sz. utolsó negyedében válik többé-kevésbé általánossá,

1 s amíg a kútfő tételes iratkezelési rendszert (amelyben a tétel tulajdonképpen egy nagy alapszámnak fogható fel, hiszen ezen belül az iratváltások numerusai következtek) Poroszországban már a XVIII. század elején alkalmazták, ezt Magyarországon II. József Novus Ordo-ja tette általánossá 1786-ban.

2 Az alapszámos rendszert csak 1850-ben s a tétel-alapszámos rendszert csak a XIX. század utolsó negyedében kezdték Magyarországon általánosan alkalmazni akkor, amikor Nyugat Európában már a modern, az ügykörök rendszerezésén alapuló iratkezelési rendszerek felé fordultak. A fejlődési lemaradásokat, mint egyéb területen is általában, nagy ugrásokkal, illetve ugrási kísérletekkel igyekeztek behozni, amiket általában nagy visszaesések követtek. Ilyen nagy ugrásszerű előrelendülés volt II. József 1786-os rendelete, majd Hauer István báró által kidolgozott, s az abszolutizmus korában bevezetett iratkezelési rendszer is,

3 amelyeket egy idő után, a rendszer bizonyos elemeinek megtartásával ugyan, de a megelőző korszak primitívebb iratkezelési rendszerei váltották fel. De ugyanez a törvényszerűség érvényesült az újabb időkben is. Az utóbbi időben a legjelentősebb ilyen vállalkozás Jánossynak Amerikából a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumba átplántált rendszere volt 1929-ben, majd Botár Olivér Közigazgatási számrendszerének beveze1 Paulinyi Oszkár: A Helytartótanács Levéltára. Levéltári Alapleltárak I 8., Budapest 1954. III. 1. 2 Vö. Varga Endre: Levéltári és irattári rendszerek (Levéltári Dolgozók Szakmai Továbbképzése [középfok], Levéltártan) Budapest 1963. 53. 1. 3 Ennek részletes ismertetését lásd: Sashegyi Oszkár: Az Abszolutizmuskori Levéltár. Budapest 1965. 125—132. 1.