Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

Iratkezelési problémák 143 tése 1948-ban, végül az 1952-ben kevés kivétellel kötelezően előírt csoportszámos iratkezelési rendszer. Jánossy szüntette meg a magyar kormányhatósági iratkezelés történetében először a növedéki iktatási rendszert s vezette be a tizedes iratkezelési rendszert. E szerint az irat tárgya s nem a keltezés, illetve a beérkezés esetlegessége határozza meg az iktatószámot, ami a tájékoztatást szolgáló rendszám is egyben. Ezek az előre készített terv szerinti számjelek minden évben ugyanazon ügykörrel, illetve tárggyal azonosak. A fő- és alügycsoportnak megfelelő fő- és alszámokon belül az iratok naplószámok szerint, de nagyon gyakran az ügyfél, a beadó intézmény stb. nevének abc-jében helyezkednek el.

4 Ezt az egyébként könnyen kezelhető, s a maga körülményei között valóban modern iratkezelési rendszert — mint már jeleztem az ilyen kísérletek sorsát — 1932-ben megszüntették, s helyét ismét a folyószámos iktatási rendszer foglalta el ,a VKMben. A Botár Olivér nevéhez fűződött iktatási és iratkezelési rendszer, a közigazgatási számrendszer lényegében az előbb említett szisztéma országos méretekben való alkalmazását jelentette, bár kötelező érvényű általános alkalmazására nem került sor. Ez, az összes elképzelhető ügyet 3500 alaptípusba foglalta össze. Ezeket az ügycsoportokat számokkal látták el s decimálás alapján tovább bontották s így az államigazgatás minden ügyét négy számjegyű számmal kifejezhető rendszerbe foglalták. Ezekhez a számokhoz csatlakoztak azután az egyes akták számai.

5 E rendszer kidolgozói azt remélték, hogy ez majd „rendet teremt az ügyek, ügykörök, eljárások és jogszabályok már szinte áttekinthetetlen tömkelegében . . . egyúttal a közigazgatást közelebb viszi a néphez azáltal, hogy feltár, rendszerez és felvilágosítást nyújt mindenki számára .. .

m A közigazgatási számrendszerre alapozott iratkezelési rendszer azonban éppen ezeknek a fő célkitűzéseknek a terén bukott el. Nem számoltak azzal, hogy az épp ekkor: 1948— 1950-ben bekövetkezett korszakos gazdasági, társadalmi, politikai és kulturális változások az államigazgatás új rendjét igénylik és vonják maguk után, illetve, hogy az említett változások új ügyek olyan tömegeit vetik fel, amelyek széttörik a régi közigazgatási tagozódásra épült számrendszer zárt kereteit. Nem szólva arról, hogy az ügyeikben eligazodni szándékozó dolgozók számára az eleve terjedelmes — és egyre csak bővülő — rendszámos szisztéma elsajátítása szinte reménytelen feladatot jelentett. E rendszer hibái kiküszöbölésének szándékával dolgozták ki a csoportszámos iratkezelési rendszert, mely az előzőtől annyiban tért el, hogy csakugyan decimális rendszer volt, általánosan bevezették — kevés kivételtől eltekintve — minden szervnél, s ugyanakkor nagyobb szabadságot biztosított az egyes szerveknek a rendszer helyi igényeknek megfelelő alkalmazására.

7 1956. június 28-án az 1058/1956. M. T. sz. rendelettel azonban hatályon kívül helyezték a csoportszámos iratkezelési rendszer alkalmazását kötelezően előíró 178/1951. M. T. sz. rendeletet. 4 Vö. Jánossy Dénes: A központi ügykezelés vezérfonala. Budapest 1929. 5 Vö. Botár Olivér: Magyar közigazgatási számrendszer. Budapest 1948. 6 Uott. Előszó. 7 Belügyi Közlöny 1951. 28. szám.